Come costruire un’efficace collaborazione trasversale

L’efficace collaborazione trasversale non è meno importante del lavoro collettivo all’interno della squadra. Senza tale collaborazione l’azienda non funzionerà come un meccanismo unificato. Ogni uomo d’affari professionista sa che la mancanza di connessioni intersquadra è uno dei principali blocchi sulla strada del successo di un’azienda.

Nella maggior parte delle aziende, i superiori si preoccupano delle comunicazioni solo con il loro materiale. Vogliono stabilire connessioni verticali e prestano molta meno attenzione a quelle orizzontali. Per dirla in modo semplice, i capi vogliono che i loro ordini siano chiaramente compresi, ma il modo preciso in cui questi ordini vengono eseguiti non è di specifico interesse. E questo è un grave errore. Un sacco di progetti si bloccano a causa di comunicazioni cross-team sbilanciate (o praticamente assenti). Risultati attesi? Superamento delle scadenze, perdite finanziarie e persino il crollo della credibilità del business.

Prima di tutto, è molto importante specificare i dipartimenti che portano la “missione” più cruciale all’interno dell’azienda. Perché? Perché l’influenza di questi reparti sui processi aziendali è la più pesante, chiamiamola così. La loro collaborazione porta l’output più efficace. Per esempio, può essere un reparto vendite e marketing o un reparto vendite e finanze o tutti i suddetti reparti combinati. Di regola, una collaborazione trasversale ben stabilita tra queste divisioni è fondamentale per il buon funzionamento di qualsiasi impresa. Ma ogni azienda dovrebbe determinare il valore preciso di ogni dipartimento per se stessa.

Un po’ di malinteso

Ragioni diffuse di cattiva comunicazione:

  • compiti non chiariti (i superiori molto spesso non riescono a definire chiaramente i compiti necessari e quindi i dipendenti non hanno nemmeno una visione chiara dei risultati necessari);
  • gergo professionale insolito (sembra una cosa da niente, ma in realtà è un problema piuttosto serio. Mentre si discute di argomenti comuni, ogni specialista usa il suo linguaggio per abitudine e questi “gerghi” possono peggiorare la comunicazione. Effetto del gioco dei sussurri cinesi, chiamiamolo così);
  • diversi livelli di elaborazione dei compiti (alcuni problemi di comunicazione possono sorgere perché particolari dipartimenti sono in fasi diverse del compito ciascuno – alcuni hanno appena iniziato, gli altri sono nel mezzo del coinvolgimento e così via. Succede il concetto olandese, se volete);
  • processi di business non definiti (alcuni dipartimenti hanno le regole di scrittura dei loro processi di business, altri hanno solo quelle orali e il terzo le hanno entrambe, ma le interpretano a modo loro. Quindi ogni squadra vede il livello e la profondità della loro collaborazione solo attraverso le loro lenti);
  • obiettivi contraddittori (diversi dipartimenti possono avere obiettivi non uguali da raggiungere mentre collaborano tra loro. Il reparto vendite si sforza di attirare più clienti e può offrire percorsi abbastanza rischiosi, allo stesso tempo il reparto finanziario è più ragionevole nelle sue azioni e in un processo di collaborazione cross-team queste disparità dovrebbero essere notate).

Dove è il rimedio?

E’ chiaro che le comunicazioni orizzontali sono inevitabili e l’unico modo per gestirle – stabilire una collaborazione cross-team senza problemi. È una bella sfida soprattutto nelle organizzazioni in rapida espansione, dove le barriere di comunicazione crescono insieme all’aumento del personale. Queste suddette barriere sono difficili da rompere, ma alcuni consigli possono aiutare a rovinare i muri di comunicazione e costruire invece una collaborazione efficace.

Tip 1. Comporre bene il tuo quadro

Stabilire un quadro di comunicazione se semplice. Il primo passo è delineare con perizia i modi preferiti di comunicazione tra i team e gli stili di interazione. Dovrebbe essere prodotto anche un piano scritto su come collaborare in modo incrociato attraverso il progetto.

Il corso principale dovrebbe essere come:

  • Identificare le linee di comunicazione, la frequenza e il tipo di riunioni del team;
  • Distribuire le responsabilità all’interno del team interfunzionale e scriverle tutte;
  • Definire i decisori in ogni team (persone con autorità concessa);
  • Descrivere precise aspettative del progetto e gli obiettivi previsti;
  • Fissare i KPI e le pietre miliari dei compiti;
  • Allineare gli obiettivi tecnici e commerciali in tutti i team;

Sapere esattamente a quali membri del team rivolgersi per risolvere alcune questioni specifiche relative al progetto (problemi tecnici, supporto manageriale, processione di documenti, ecc.) permette un lavoro disciplinato e una correzione di rotta immediata.

Tip 2. Essere a doppio taglio

A parte il piano chiaramente stabilito, è abbastanza importante avere la flessibilità per evolvere e adattare il piano lungo la strada. Se sorge qualche problema in uno dei dipartimenti funzionali, l’intero team del progetto dovrebbe reagire immediatamente come un tutt’uno. Prima viene rimosso il blocco stradale, più velocemente si rinnova il flusso di lavoro.

Tip 3. Espandi la tua visione quotidianamente

La gestione visiva e gli stand-up quotidiani dovrebbero essere impiegati all’interno di qualsiasi team di progetto comune. Questa combinazione fornisce le regole per mantenere allineati i team separati:

  • Una cadenza regolare di incontri cross-team (giornalieri, settimanali o anche più spesso se necessario). Aiuta tutti i membri del team a rimanere sintonizzati sugli ultimi sviluppi del progetto (sia le “vittorie” che le “perdite”), condividere informazioni rapide e adattarsi a qualsiasi cambiamento;
  • Metriche critiche. Pannelli visivi con master program schedule e “run chart” (con interdipendenze tra i compiti principali).

La visualizzazione dell’attività del progetto (dashboard, grafici, metriche e così via) mantiene tutti sulla stessa pagina. Ogni dipartimento può vedere il suo contributo, il coinvolgimento degli altri e vedere anche il progresso dell’intero progetto.

Con le riunioni quotidiane, ogni membro del team si sente parte di un grande quadro e capisce meglio la sua responsabilità in una causa più grande.

Siglio 4. Seguire il leader

Una leadership debole è un grosso problema nella collaborazione tra team. Guidati da ambizioni o rancori personali i membri del team spesso incrociano le spade l’uno con l’altro. Purtroppo, è un fatto triste, specialmente per le organizzazioni affollate. Alcuni dipendenti semplicemente non vogliono caricare i loro superiori con i problemi minori (come li vedono loro). Non importa quale sia la ragione – un tale concetto non funziona. L’autorità decisionale dovrebbe essere stabilita innegabilmente perché i leader devono essere coinvolti nella risoluzione delle controversie e nel miglioramento del lavoro della loro squadra.

Tip 5. Da lontano

Al giorno d’oggi è abbastanza comune che i team separati si trovino in diverse parti di un paese o risiedano addirittura all’estero. I singoli membri del team possono lavorare anche da casa. Ma ci sono alcuni modi semplici per stabilire una comunicazione efficace con i colleghi che sono lontani:

  • Utilizzare le applicazioni internet per la connessione visiva e audio attraverso le webcam;
  • Fissare un tempo specifico per le riunioni a distanza (tenere conto dei diversi fusi orari, tra le altre cose);
  • Utilizzare programmi e servizi per il lavoro collaborativo, dove tutti i membri del team possono immediatamente monitorare i progressi del progetto, controllare i compiti e rimanere in sincronia con il flusso di lavoro indipendentemente dalla loro posizione attuale.

Questi passi facilitano notevolmente la collaborazione tra team e la rendono costante – l’assenza fisica dei dipendenti non porta più mal di testa. La squadra può funzionare senza problemi in modo distante.

Tip 6. Tempo libero con benefici

La collaborazione intersquadra può essere facilmente migliorata con l’aiuto di metodi di teambuilding. Le persone comunicano meglio tra loro se comunicano anche fuori dal lavoro.

la foto è stata scattata durante uno dei team-building della ntile

Ogni azienda che ha molti reparti che inevitabilmente collaborano in modo incrociato dovrebbe organizzarsi:

  • Eventi sportivi comuni;
  • Escursioni in ufficio e intrattenimenti per tutto lo staff;
  • Pezzi di formazione e corsi per il personale;
  • Media sociali interni, dove tutti i dipendenti possono socializzare.

L’efficace collaborazione trasversale deriva da buone relazioni personali. Uno lavorerà due volte più duramente se lavora con gli amici.

Anche se non c’è un progetto comune, il mescolamento dei colleghi, come le pause caffè di 10 minuti, solleva le barriere di comunicazione. All’improvviso le persone dell'”altro” team cominciano a sembrare alleati, non estranei.

In forma definitiva

Tutti i consigli sopra menzionati possono essere vagamente riassunti nella prossima lista:

  • definire ciò che costituisce il successo del vostro progetto;
  • determinare le metriche chiave delle prestazioni;
  • stabilire metriche di comunicazione e collaborazione;
  • stabilire gli strumenti di gestione preferiti;
  • organizzare la gestione visiva nel luogo di lavoro del progetto;
  • tracciare i progressi rispetto agli indicatori critici con frequenza programmata;
  • adottare azioni correttive di primo piano non appena il team è fuori pista o litigioso;
  • adattarsi a tutti i cambiamenti funzionali;
  • sviluppare la socializzazione esterna al lavoro all’interno dei team e tra loro.

La collaborazione intersquadra non si stabilisce in uno schiocco di dita. Questo processo deve essere relativamente graduale e sapientemente organizzato per portare i migliori risultati. Condividete le informazioni, rimanete in costante connessione con il vostro staff e siate flessibili indipendentemente dagli ostacoli che si presentano.

Con sforzi congiunti a grandi risultati!

Siate efficaci 🙂

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