Jak budovat efektivní spolupráci napříč týmy

Efektivní spolupráce napříč týmy není o nic méně důležitá než kolektivní práce uvnitř týmu. Bez takové spolupráce nebude firma fungovat jako jednotný mechanismus. Každý profesionální podnikatel ví, že nedostatek vazeb mezi týmy je jednou z hlavních překážek na cestě firmy k úspěchu.

Ve většině firem se nadřízení starají o komunikaci pouze se svými věcmi. Chtějí navázat vertikální vazby a horizontálním vazbám věnují mnohem méně pozornosti. Zjednodušeně řečeno, šéfové chtějí, aby jejich příkazy byly jasně pochopeny, ale jak přesně jsou tyto příkazy plněny, je nijak zvlášť nezajímá. A to je závažná chyba. Spousta projektů se zadrhává kvůli nevyvážené (nebo prakticky chybějící) komunikaci napříč týmy. Očekávané výsledky? Překročení harmonogramu, finanční ztráty a dokonce zhroucení důvěryhodnosti firmy.

V první řadě je velmi důležité specifikovat oddělení, která jsou nositeli nejzásadnějšího „poslání“ uvnitř firmy. Proč? Protože vliv těchto oddělení na podnikové procesy je nejhrdinštější, pojmenujme to tak. Jejich spolupráce přináší nejefektivnější výstupy. Může to být například obchodní oddělení a marketing nebo obchodní oddělení a finance nebo všechna výše uvedená oddělení dohromady. Dobře nastavená mezitýmová spolupráce mezi těmito odděleními je zpravidla základem pro úspěšné fungování každé firmy. Každý podnik by si však měl sám určit přesnou hodnotu toho kterého oddělení.

Trošku nedorozumění

Široce rozšířené důvody špatné komunikace:

  • nevyjasněné úkoly (nadřízení poměrně často nedokáží jasně stanovit potřebné úkoly, a proto ani zaměstnanci nemají jasnou představu o potřebných výsledcích);
  • neobvyklý profesní slang (vypadá to jako maličkost, ale ve skutečnosti jde o poměrně závažný problém. Při projednávání běžných záležitostí používá každý odborník ze zvyku svůj jazyk a tato „slovíčka“ mohou zhoršovat komunikaci. Efekt hry na čínskou šeptandu, říkejme tomu tak);
  • různé úrovně zpracování úkolu (některé komunikační problémy mohou vznikat proto, že jednotlivá oddělení jsou každé v jiné fázi plnění úkolu – některá právě začala, jiná jsou uprostřed zapojení atd. Dutch concept happens, chcete-li);
  • neuspořádané podnikové procesy (některá oddělení mají pravidla zápisu svých podnikových procesů, jiná mají jen ústní a třetí mají obě, ale vykládají si je po svém. Proto každý tým vnímá úroveň a hloubku své spolupráce pouze svou optikou);
  • protichůdné cíle (různá oddělení mohou mít při spolupráci napříč týmy nestejné cíle, kterých chtějí dosáhnout. Obchodní oddělení usiluje o získání většího počtu zákazníků a může nabízet poměrně riskantní cesty, zároveň je finanční oddělení ve svých krocích rozumnější a v procesu mezitýmové spolupráce je třeba si těchto nesrovnalostí všímat).

Kde je náprava?“

Je jasné, že horizontální komunikaci se nevyhnete a jediný způsob, jak ji zvládnout – navázat hladkou mezitýmovou spolupráci. Je to docela výzva zejména v rychle se rozvíjejících organizacích, kde komunikační bariéry rostou spolu s nárůstem počtu zaměstnanců. Tyto výše zmíněné bariéry je těžké prolomit, ale některé tipy mohou pomoci zničit komunikační zdi a namísto toho vybudovat efektivní spolupráci.

Tip č. 1. Sestavte si správný obrázek

Vytvořte si komunikační rámec, když to řeknu jednoduše. Prvním krokem je odborně nastínit preferované způsoby komunikace mezi týmy a styly interakce. Měl by být také vytvořen písemný plán způsobů vzájemné spolupráce v rámci projektu.

Hlavní chod by měl být takový:

  • Určit komunikační linky, frekvenci a typ týmových schůzek;
  • Rozdělit odpovědnosti v rámci křížového týmu a všechny je sepsat;
  • Definovat rozhodovatele v každém týmu (osoby s udělenou pravomocí);
  • Popsat přesná očekávání a zamýšlené cíle projektu;
  • Vytyčit klíčové ukazatele výkonnosti a milníky úkolů;
  • Sladit technické a obchodní cíle ve všech týmech;

Vědět přesně, se kterými členy týmu se poradit v případě řešení některých konkrétních otázek týkajících se projektu (technické problémy, manažerská podpora, zpracování dokumentu apod.) umožňuje disciplinovanou práci a okamžitou korekci postupu.

Tip 2. Buďte obojetní

Kromě jasně stanoveného plánu je poměrně důležitá flexibilita, abyste se mohli v průběhu projektu vyvíjet a plán přizpůsobovat. Pokud se v některém z funkčních oddělení vyskytne nějaký problém, měl by okamžitě reagovat celý projektový tým jako celek. Čím dříve se odstraní překážka na cestě, tím rychleji se obnoví pracovní proces.

Tip 3. V případě, že se vám podaří odstranit překážku na cestě, je třeba ji odstranit. Rozšiřujte svou vizi denně

V rámci všech vzájemných projektových týmů by mělo být využíváno vizuální řízení a každodenní stand-upy. Tato kombinace poskytuje pravidla pro udržení souladu oddělených týmů:

  • Pravidelná kadence schůzek napříč týmy (denně, týdně nebo v případě potřeby i častěji). To pomáhá všem členům týmu udržet si přehled o nejnovějším vývoji projektu („výhry“ i „prohry“), sdílet rychlé informace a přizpůsobovat se případným změnám;
  • Kritické metriky. Vizuální tabule s hlavním harmonogramem programu a „run chart“ (se vzájemnými závislostmi mezi hlavními úkoly).

Vizualizace projektové činnosti (dashboardy, grafy, metriky atd.) udržuje všechny na stejné vlně. Každé oddělení vidí svůj příspěvek, zapojení ostatních a může také sledovat průběh celého projektu.

Díky každodenním schůzkám se každý člen týmu cítí jako součást velkého celku a lépe chápe svou zodpovědnost ve větší věci.

Tip 4: Jak se má projekt vyvíjet? Následujte vedoucího

Slabé vedení je velkým problémem spolupráce napříč týmy. Hnáni ambicemi nebo osobní záští členové týmu mezi sebou často zkříží meče. Bohužel je to smutná skutečnost, zejména pro přeplněné organizace. Někteří zaměstnanci prostě nechtějí své nadřízené zatěžovat drobnými (z jejich pohledu) problémy. Ať už je důvod jakýkoli – takový koncept nefunguje. Rozhodovací pravomoc by měla být stanovena nezpochybnitelně, protože vedoucí pracovníci se musí podílet na řešení sporů a zlepšování práce svého týmu.

Tip 5. Zlepšování práce týmu. Na dálku

V dnešní době je zcela běžné, že se samostatné týmy nacházejí v různých částech země nebo sídlí dokonce v zámoří. Jednotliví členové týmu mohou pracovat i z domova. Existuje však několik jednoduchých způsobů, jak navázat efektivní komunikaci s kolegy, kteří se nacházejí daleko:

  • Využívejte internetové aplikace pro vizuální a zvukové spojení prostřednictvím webových kamer;
  • Stanovte konkrétní čas pro schůzky na dálku (zohledněte mimo jiné různá časová pásma);
  • Využívejte programy a služby pro společnou práci, kde mohou všichni členové týmu okamžitě sledovat průběh projektu, kontrolovat úkoly a být synchronizováni s pracovním postupem bez ohledu na svou aktuální polohu.

Tyto kroky výrazně usnadňují spolupráci napříč týmy a činí ji stálou – fyzická nepřítomnost zaměstnanců již nepřináší bolesti hlavy. Tým může bezchybně fungovat i v distančním režimu.

Tip 6. Volný čas s výhodami

Spolupráci napříč týmy lze snadno zlepšit pomocí metod teambuildingu. Lidé spolu lépe komunikují, pokud spolu komunikují i mimo práci.

fotografie byla pořízena během jednoho z teambuildingů ntile

Každá firma, která má mnoho oddělení, jež nevyhnutelně kříží spolupráci, by měla organizovat:

  • společné sportovní akce;
  • výlety do kanceláře a zábavy pro všechny zaměstnance;
  • dílčí školení a kurzy pro zaměstnance;
  • interní sociální sítě, kde se mohou všichni zaměstnanci stýkat.

Efektivní spolupráce napříč týmy vychází z dobrých osobních vztahů. Člověk bude pracovat dvakrát usilovněji, pokud pracuje s přáteli.

I když není k dispozici společný projekt, kolegiální setkávání, jako jsou desetiminutové vzájemné přestávky na kávu, zvedá komunikační bariéry. Najednou vám ti lidé z „druhého“ týmu začnou připadat jako spojenci, ne jako cizí lidé.

V konečné podobě

Všechny výše uvedené tipy lze volně shrnout do následujícího seznamu:

  • definujte, co představuje úspěch vašeho projektu;
  • určete klíčové metriky výkonnosti;
  • stanovte metriky komunikace a spolupráce;
  • určete preferované nástroje řízení;
  • organizujte vizuální řízení v místě práce na projektu;
  • sledujte pokrok v porovnání s kritickými ukazateli s plánovanou frekvencí;
  • přijímejte vedoucí nápravná opatření, jakmile se tým dostane mimo trať nebo je ve sporu;
  • přizpůsobte se všem funkčním změnám;
  • rozvíjejte mimopracovní socializaci v rámci týmů i mezi nimi.

Spolupráce napříč týmy se nezavede lusknutím prstu. Tento proces musí být relativně postupný a odborně organizovaný, aby přinesl nejlepší výsledky. Sdílejte informace, buďte ve stálém spojení se svými zaměstnanci a buďte flexibilní bez ohledu na překážky, které se objeví.

Společným úsilím k velkým úspěchům!“

Buďte efektivní 🙂

.

Leave a comment

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.