Hvordan man opbygger et effektivt samarbejde på tværs af teamet

Effektivt samarbejde på tværs af teamet er ikke mindre vigtigt end det kollektive arbejde i teamet. Uden et sådant samarbejde vil virksomheden ikke fungere som en samlet mekanisme. Enhver professionel forretningsmand ved, at manglende forbindelser på tværs af teamet er en af de vigtigste vejspærringer på en virksomheds vej til succes.

I de fleste virksomheder bekymrer overordnede sig kun om kommunikation med deres ting. De ønsker at etablere vertikale forbindelser og er langt mindre opmærksomme på horisontale forbindelser. Lad os sige det enkelt: Cheferne ønsker, at deres ordrer skal være klart forstået, men hvordan disse ordrer præcist udføres, er ikke af særlig interesse. Og det er en alvorlig fejltagelse. Mange projekter går i stå på grund af ubalanceret (eller praktisk talt fraværende) kommunikation på tværs af teamet. Forventede resultater? Overskridelse af tidsplanen, økonomiske tab og kollaps af virksomhedens troværdighed endda.

Først og fremmest er det meget vigtigt at specificere de afdelinger, der bærer den mest afgørende “mission” inden for virksomheden. Hvorfor? Fordi disse afdelingers indflydelse på forretningsprocesserne er den heftigste, lad os kalde det sådan. Deres samarbejde giver det mest effektive output. Det kan f.eks. være en salgsafdeling og marketing eller salgsafdeling og økonomi eller alle ovennævnte afdelinger tilsammen. Som regel er et veletableret samarbejde på tværs af disse afdelinger grundlæggende for, at enhver virksomhed kan fungere med succes. Men hver virksomhed bør selv bestemme den præcise værdi af en given afdeling for sig selv.

En smule misforståelse

Vejledende årsager til fejlkommunikation:

  • uklare opgaver (ofte kan overordnede ikke klart definere de nødvendige opgaver, og derfor har medarbejderne heller ikke noget klart billede af de nødvendige resultater);
  • usædvanligt fagsprog (det ser ud til at være en bagatel, men i virkeligheden er det et ret alvorligt problem. Når man drøfter fælles sager, bruger hver enkelt specialist sit sprog som en vane, og disse “ordkløverier” kan forværre kommunikationen. Effekten af kinesisk hviskespil, lad os kalde det sådan);
  • forskellige niveauer af opgavebehandling (nogle kommunikationsproblemer kan opstå, fordi bestemte afdelinger befinder sig på forskellige opgavestadier hver især – nogle er lige gået i gang, de andre er midt i inddragelsen osv. hollandsk begreb sker om man vil);
  • usikre forretningsprocesser (nogle afdelinger har nedskrivningsreglerne i deres forretningsprocesser, andre har kun mundtlige regler og den tredje har begge dele, men fortolker det på deres måde. Derfor ser hvert team kun niveauet og dybden af deres samarbejde gennem deres briller);
  • modstridende mål (forskellige afdelinger kan have uensartede mål at nå, mens de samarbejder på tværs af teamet. Salgsafdelingen stræber efter at tiltrække flere kunder og kan tilbyde ret risikable veje, samtidig er økonomiafdelingen mere fornuftig i sine handlinger, og i en proces med samarbejde på tværs af teams bør disse uoverensstemmelser bemærkes).

Hvor er midlet?

Det er klart, at horisontal kommunikation er uundgåelig, og den eneste måde at håndtere det på – at etablere et smidigt samarbejde på tværs af teams. Det er noget af en udfordring, især i hurtigt ekspanderende organisationer, hvor kommunikationsbarriererne vokser sammen med det stigende antal medarbejdere. Disse førnævnte barrierer er svære at bryde, men nogle tips kan hjælpe med at ødelægge kommunikationsmure og opbygge et effektivt samarbejde i stedet.

Tip 1. Læg dit billede rigtigt sammen

Etabler en kommunikationsramme, hvis man blot siger det. Det første skridt er at skitsere de foretrukne måder at kommunikere på mellem teams og interaktionsstile på ekspert vis. Der bør også udarbejdes en skriftlig plan for, hvordan man krydssamarbejder gennem projektet.

Hovedretten bør være som:

  • Identificer kommunikationslinjerne, hyppigheden og typen af teammøder;
  • Fordel ansvarsområder inden for det tværgående team og skriv dem alle ned;
  • Fastlæg beslutningstagere i hvert team (personer med tildelte beføjelser);
  • Beskriv præcise projektforventninger og tilsigtede mål;
  • Sæt KPI’er og milepæle for opgaverne op;
  • Align tekniske og kommercielle mål på tværs af alle teams;

Ved præcis, hvilke teammedlemmer der skal konsulteres i tilfælde af løsning af nogle specifikke spørgsmål i forbindelse med projektet (tekniske problemer, ledelsesmæssig støtte, dokumentproces osv.) giver mulighed for disciplineret arbejde og øjeblikkelig kursrettelse.

Tip 2. Vær dobbeltfaglig

Suden den klart fastlagte plan er det ret vigtigt at have fleksibilitet til at udvikle og tilpasse planen undervejs. Hvis der opstår et problem i en af de funktionelle afdelinger, bør hele projektgruppen straks reagere som en helhed. Jo hurtigere vejspærringen fjernes, jo hurtigere fornyes arbejdsgangen.

Tip 3. Udvid dit syn dagligt

Visuel ledelse og daglige stand-ups bør anvendes i alle fælles projektteams. Denne kombination giver reglerne til at holde separate teams på linje:

  • En regelmæssig kadence af møder på tværs af teams (dagligt, ugentligt eller endnu oftere, hvis det er nødvendigt). Det hjælper alle teammedlemmer med at holde sig orienteret om den seneste udvikling i projektet (både “gevinster” og “tab”), dele hurtig information og tilpasse sig eventuelle ændringer;
  • Kritiske målinger. Visuelle tavler med masterprogramplan og “run chart” (med indbyrdes afhængigheder mellem større opgaver).

Visualisering af projektaktivitet (dashboards, diagrammer, metrikker osv.) holder alle på samme side. Hver afdeling kan se deres bidrag, de andres involvering og også se hele projektets fremskridt.

Med daglige møder føler hvert teammedlem sig som en del af et stort billede, og de forstår bedre deres ansvar i en større sag.

Tip 4. Følg lederen

Svagt lederskab er et stort problem ved samarbejde på tværs af teams. Drevet af ambitioner eller personligt nag krydser teammedlemmer ofte sværd med hinanden. Desværre er det en trist kendsgerning, især for overfyldte organisationer. Nogle medarbejdere ønsker simpelthen ikke at belaste deres overordnede med de mindre (som de ser det) problemer. Uanset hvad der er årsagen – et sådant koncept virker ikke. Beslutningskompetencen bør fastsættes unægteligt, fordi lederne skal involveres i løsningen af tvister og forbedringen af deres teams arbejde.

Tip 5. På afstand

I dag er det ret almindeligt, at separate teams befinder sig i forskellige dele af et land eller endda er bosiddende i udlandet. De enkelte teammedlemmer kan også arbejde hjemmefra. Men der er nogle enkle måder at etablere effektiv kommunikation med kolleger, der befinder sig langt væk:

  • Udnyt internetapplikationer til visuel og lydmæssig forbindelse via webkameraer;
  • Etabler et bestemt tidspunkt for møder på lang afstand (tag bl.a. hensyn til forskellige tidszoner);
  • Anvend programmer og tjenester til samarbejde, hvor alle teammedlemmer straks kan følge projektets fremskridt, kontrollere opgaver og holde sig synkroniseret med arbejdsgangen uanset deres aktuelle placering.

Disse skridt letter i høj grad samarbejdet på tværs af teamet og gør det konstant – medarbejdernes fysiske fravær giver ikke længere hovedpine. Teamet kan fungere upåklageligt på afstand.

Tip 6. Fritid med fordele

Det tværgående teamsamarbejde kan nemt forbedres ved hjælp af teambuildingmetoder. Folk kommunikerer bedre med hinanden, hvis de også kommunikerer uden for arbejdstiden.

fotoet er taget under en af ntile’s team-buildings

Alle virksomheder, der har mange afdelinger, som uundgåeligt samarbejder på tværs, bør organisere sig:

  • Fælles sportsbegivenheder;
  • Kontorudflugter og underholdning for hele personalet;
  • Pakker af uddannelse og kurser for personalet;
  • Interne sociale medier, hvor alle medarbejdere kan hygge sig sammen.

Det effektive samarbejde på tværs af teamet udspringer af gode personlige relationer. Man arbejder dobbelt så hårdt, hvis man arbejder sammen med venner.

Selv om der ikke er et fælles projekt til rådighed, løfter kollega-mingling som f.eks. 10-minutters fælles kaffepauser kommunikationsbarrierer væk. Pludselig begynder de mennesker i det “andet” team at virke som allierede og ikke som fremmede.

Som en afsluttet form

Alle de ovennævnte tips kan løst sammenfattes i den næste liste:

  • definere, hvad der udgør din projektsucces;
  • fastlægge centrale præstationsmålinger;
  • etablere kommunikations- og samarbejdsmålinger;
  • udlægge foretrukne styringsværktøjer;
  • organisere visuel styring på stedet for projektarbejdet;
  • følge fremskridtene i forhold til de kritiske indikatorer med planlagt hyppighed;
  • tage ledende korrigerende foranstaltninger, så snart teamet er ude af sporet eller er uenige;
  • tilpasse sig alle de funktionelle ændringer;
  • udvikle det sociale samvær uden for arbejdet i teamene og mellem dem.

Samarbejde på tværs af teamet etablerer sig ikke med et fingerknips. Denne proces skal foregå relativt gradvist og organiseres på en kyndig måde for at give de bedste resultater. Del oplysninger, hold dig i konstant kontakt med dine medarbejdere og vær fleksibel, uanset hvilke forhindringer der måtte opstå.

Med fælles indsats til store resultater!

Vær effektiv 🙂

Leave a comment

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.