Wie man eine wirksame teamübergreifende Zusammenarbeit aufbaut

Eine wirksame teamübergreifende Zusammenarbeit ist nicht weniger wichtig als die gemeinsame Arbeit innerhalb des Teams. Ohne eine solche Zusammenarbeit wird ein Unternehmen nicht als einheitlicher Mechanismus funktionieren. Jeder professionelle Geschäftsmann weiß, dass ein Mangel an teamübergreifenden Verbindungen eines der größten Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg eines Unternehmens ist.

In den meisten Unternehmen kümmern sich die Vorgesetzten nur um die Kommunikation mit ihren Mitarbeitern. Sie wollen vertikale Verbindungen herstellen und schenken den horizontalen weit weniger Beachtung. Vereinfacht gesagt: Chefs wollen, dass ihre Befehle klar verstanden werden, aber wie genau diese Befehle ausgeführt werden, interessiert sie nicht besonders. Und das ist ein schwerer Fehler. Viele Projekte geraten ins Stocken, weil die teamübergreifende Kommunikation unausgewogen (oder praktisch nicht vorhanden) ist. Erwartete Ergebnisse? Überschreitung des Zeitplans, finanzielle Verluste und sogar der Zusammenbruch der Glaubwürdigkeit des Unternehmens.

Zunächst einmal ist es sehr wichtig, die Abteilungen zu bestimmen, die den wichtigsten „Auftrag“ innerhalb des Unternehmens haben. Warum? Weil der Einfluss dieser Abteilungen auf die Geschäftsprozesse, nennen wir es mal so, am größten ist. Ihre Zusammenarbeit bringt den effektivsten Output. Das kann zum Beispiel eine Vertriebsabteilung und das Marketing oder die Vertriebsabteilung und die Finanzen oder alle oben genannten Abteilungen zusammen sein. In der Regel ist eine gut etablierte teamübergreifende Zusammenarbeit zwischen diesen Abteilungen von grundlegender Bedeutung für das erfolgreiche Funktionieren eines jeden Unternehmens. Den genauen Stellenwert der einzelnen Abteilungen sollte jedoch jedes Unternehmen für sich selbst bestimmen.

Ein paar Missverständnisse

Verbreitete Gründe für schlechte Kommunikation:

  • Ungeklärte Aufgaben (Vorgesetzte können die erforderlichen Aufgaben oft nicht klar formulieren, und deshalb haben auch die Mitarbeiter keine klare Vorstellung von den erforderlichen Ergebnissen);
  • Ungewöhnlicher Fachjargon (Es scheint eine Kleinigkeit zu sein, aber in Wirklichkeit ist es ein ziemlich ernstes Problem. Bei der Erörterung gemeinsamer Angelegenheiten verwendet jeder Spezialist aus Gewohnheit seine eigene Sprache, und diese „Worthülsen“ können die Kommunikation verschlechtern. Effekt des „Chinese Whispers“-Spiels, nennen wir es so);
  • unterschiedliche Stufen der Aufgabenbearbeitung (einige Kommunikationsprobleme können entstehen, weil die einzelnen Abteilungen sich auf unterschiedlichen Stufen der Aufgabenbearbeitung befinden – einige haben gerade erst begonnen, die anderen sind mitten in der Bearbeitung und so weiter. Dutch concept happens, wenn Sie so wollen);
  • uneinheitliche Geschäftsprozesse (einige Abteilungen haben die schriftlichen Regeln ihrer Geschäftsprozesse, andere haben nur mündliche und die dritten haben beides, interpretieren es aber auf ihre Weise. Daher sieht jedes Team den Grad und die Tiefe seiner Zusammenarbeit nur durch seine Brille);
  • widersprüchliche Ziele (verschiedene Abteilungen haben möglicherweise ungleiche Ziele, die sie bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit erreichen wollen. Die Verkaufsabteilung ist bestrebt, mehr Kunden anzuziehen und kann recht riskante Wege einschlagen, während die Finanzabteilung vernünftiger agiert, und in einem Prozess der teamübergreifenden Zusammenarbeit sollten diese Unterschiede beachtet werden).

Wo ist die Abhilfe?

Es ist klar, dass horizontale Kommunikation unvermeidlich ist und die einzige Möglichkeit, damit umzugehen, darin besteht, eine reibungslose teamübergreifende Zusammenarbeit aufzubauen. Das ist eine ziemliche Herausforderung, vor allem in schnell wachsenden Organisationen, in denen die Kommunikationsbarrieren mit der Zahl der Mitarbeiter wachsen. Diese Barrieren sind schwer zu überwinden, aber einige Tipps können helfen, Kommunikationsmauern zu überwinden und stattdessen eine effektive Zusammenarbeit aufzubauen.

Tipp 1. Stellen Sie sich richtig auf

Schaffen Sie einen Kommunikationsrahmen, um es einfach auszudrücken. Der erste Schritt besteht darin, die bevorzugten Kommunikationswege zwischen Teams und Interaktionsstilen fachkundig zu skizzieren. Es sollte auch ein schriftlicher Plan erstellt werden, wie die Zusammenarbeit im Projekt abläuft.

Der Hauptgang sollte so aussehen:

  • Bestimmen Sie die Kommunikationswege, die Häufigkeit und die Art der Teambesprechungen;
  • Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten innerhalb des funktionsübergreifenden Teams und schreiben Sie sie alle auf;
  • Bestimmen Sie die Entscheidungsträger in jedem Team (Personen mit erteilten Befugnissen);
  • Beschreiben Sie die genauen Projekterwartungen und die beabsichtigten Ziele;
  • Festlegen von KPIs und Aufgabenmeilensteinen;
  • Abstimmen der technischen und kommerziellen Ziele über alle Teams hinweg;

Die genaue Kenntnis der Teammitglieder, an die man sich wenden muss, wenn es um die Lösung bestimmter Fragen im Zusammenhang mit dem Projekt geht (technische Probleme, Unterstützung durch das Management, Bearbeitung von Dokumenten usw.), ermöglicht ein diszipliniertes Arbeiten und einen sofortigen Ablauf.), ermöglicht diszipliniertes Arbeiten und sofortige Kurskorrekturen.

Tipp 2. Seien Sie zweigleisig

Abgesehen von dem klar festgelegten Plan ist es sehr wichtig, die Flexibilität zu haben, den Plan im Laufe des Projekts weiterzuentwickeln und anzupassen. Wenn in einem der Fachbereiche ein Problem auftritt, sollte das gesamte Projektteam sofort als Ganzes reagieren. Je schneller das Hindernis beseitigt wird, desto schneller wird der Arbeitsablauf wiederhergestellt.

Tipp 3. Erweitern Sie Ihre Vision täglich

Visuelles Management und tägliche Stand-ups sollten in jedem gemeinsamen Projektteam eingesetzt werden. Diese Kombination liefert die Regeln, um getrennte Teams aufeinander abzustimmen:

  • Eine regelmäßige Kadenz von teamübergreifenden Besprechungen (täglich, wöchentlich oder bei Bedarf auch öfter). Dies hilft allen Teammitgliedern, sich über die neuesten Projektentwicklungen (sowohl „Gewinne“ als auch „Verluste“) auf dem Laufenden zu halten, schnelle Informationen auszutauschen und sich auf etwaige Änderungen einzustellen;
  • Kritische Metriken. Visuelle Tafeln mit Master-Programmplan und „Laufdiagramm“ (mit Abhängigkeiten zwischen wichtigen Aufgaben).

Die Visualisierung der Projektaktivitäten (Dashboards, Diagramme, Metriken usw.) hält alle auf dem gleichen Stand. Jede Abteilung kann ihren Beitrag und die Beteiligung anderer sehen und auch den Fortschritt des gesamten Projekts verfolgen.

Bei täglichen Besprechungen fühlt sich jedes Teammitglied als Teil eines großen Ganzen und versteht seine Verantwortung für eine größere Sache besser.

Tipp 4. Folgen Sie dem Leiter

Schwache Führung ist ein großes Problem bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit. Getrieben von Ehrgeiz oder persönlichem Groll geraten Teammitglieder oft aneinander. Leider ist das eine traurige Tatsache, vor allem in überfüllten Organisationen. Manche Mitarbeiter wollen ihre Vorgesetzten einfach nicht mit den (aus ihrer Sicht) kleinen Problemen belasten. Egal, was der Grund dafür ist – ein solches Konzept funktioniert nicht. Die Entscheidungsbefugnis sollte eindeutig festgelegt werden, denn Führungskräfte müssen an der Lösung von Streitigkeiten und der Verbesserung der Arbeit ihres Teams beteiligt sein.

Tipp 5. Aus der Ferne

Heutzutage ist es durchaus üblich, dass einzelne Teams in verschiedenen Teilen eines Landes oder sogar in Übersee ansässig sind. Einzelne Teammitglieder können auch von zu Hause aus arbeiten. Es gibt jedoch einige einfache Möglichkeiten, eine effektive Kommunikation mit Kollegen herzustellen, die sich an einem anderen Ort befinden:

  • Nutzen Sie Internetanwendungen für die visuelle und akustische Verbindung über Webcams;
  • Legen Sie eine bestimmte Zeit für Besprechungen über große Entfernungen fest (berücksichtigen Sie dabei u. a. unterschiedliche Zeitzonen);
  • Setzen Sie Programme und Dienste für die Zusammenarbeit ein, bei denen alle Teammitglieder unabhängig von ihrem aktuellen Standort sofort den Projektfortschritt verfolgen, Aufgaben überprüfen und mit dem Arbeitsablauf synchron bleiben können.

Diese Schritte erleichtern die teamübergreifende Zusammenarbeit erheblich und machen sie konstant – die physische Abwesenheit von Mitarbeitern bereitet keine Kopfschmerzen mehr. Das Team kann auch aus der Ferne einwandfrei funktionieren.

Tipp 6. Freizeit mit Nutzen

Die teamübergreifende Zusammenarbeit kann mit Hilfe von Teambuilding-Methoden leicht verbessert werden. Menschen kommunizieren besser miteinander, wenn sie auch außerhalb der Arbeit kommunizieren.

Das Foto wurde während eines Teambuildings der ntile aufgenommen

Jedes Unternehmen, das viele Abteilungen hat, die zwangsläufig übergreifend zusammenarbeiten, sollte sich organisieren:

  • Gemeinsame Sportveranstaltungen;
  • Büroausflüge und Unterhaltungen für die gesamte Belegschaft;
  • Schulungen und Kurse für das Personal;
  • Interne soziale Medien, wo alle Mitarbeiter Kontakte knüpfen können.

Die effektive teamübergreifende Zusammenarbeit beruht auf guten persönlichen Beziehungen. Man arbeitet doppelt so hart, wenn man mit Freunden zusammenarbeitet.

Selbst wenn ein gemeinsames Projekt nicht zur Verfügung steht, hebt der Austausch unter Kollegen, wie z. B. 10-minütige gemeinsame Kaffeepausen, Kommunikationsbarrieren auf. Plötzlich erscheinen die Leute im „anderen“ Team als Verbündete und nicht als Fremde.

Als Endform

Alle oben genannten Tipps lassen sich in der folgenden Liste locker zusammenfassen:

  • Definieren Sie, was Ihren Projekterfolg ausmacht;
  • Bestimmen Sie wichtige Leistungskennzahlen;
  • Etablieren Sie Kommunikations- und Kollaborationskennzahlen;
  • Stellen Sie bevorzugte Management-Tools auf;
  • organisieren Sie ein visuelles Management am Ort der Projektarbeit;
  • den Fortschritt anhand der kritischen Indikatoren mit geplanter Häufigkeit verfolgen;
  • führende Korrekturmaßnahmen ergreifen, sobald das Team vom Weg abgekommen ist oder Streitigkeiten hat;
  • sich an alle funktionalen Veränderungen anpassen;
  • außerhalb der Arbeit die Sozialisierung innerhalb der Teams und zwischen ihnen entwickeln.

Die teamübergreifende Zusammenarbeit wird sich nicht mit einem Fingerschnippen etablieren. Dieser Prozess muss relativ schrittweise erfolgen und fachkundig organisiert werden, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Tauschen Sie Informationen aus, bleiben Sie in ständiger Verbindung mit Ihren Mitarbeitern und seien Sie flexibel, egal welche Hindernisse auftauchen.

Mit gemeinsamen Anstrengungen zu großen Erfolgen!

Sein Sie effektiv 🙂

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