Cómo construir una colaboración eficaz entre equipos

La colaboración eficaz entre equipos no es menos importante que el trabajo colectivo dentro del equipo. Sin dicha colaboración la empresa no funcionará como un mecanismo unificado. Todo empresario profesional sabe que la falta de conexiones entre equipos es uno de los principales obstáculos en el camino de una empresa hacia el éxito.

En la mayoría de las empresas, los superiores se preocupan de la comunicación sólo con sus cosas. Quieren establecer conexiones verticales y prestan mucha menos atención a las horizontales. Digámoslo de forma sencilla, los jefes quieren que sus órdenes se entiendan con claridad, pero la forma en que se cumplen esas órdenes no tiene ningún interés específico. Y eso es un grave error. Muchos proyectos se estancan por culpa de una comunicación desequilibrada (o prácticamente inexistente) entre equipos. ¿Resultados esperados? Superación del cronograma, pérdidas financieras y derrumbe de la credibilidad del negocio incluso.

En primer lugar, es muy importante especificar los departamentos que llevan la «misión» más crucial dentro de la empresa. ¿Por qué? Porque la influencia de estos departamentos en los procesos empresariales es la más fuerte, llamémosla así. Su colaboración aporta el resultado más eficaz. Por ejemplo, puede ser un departamento de ventas y marketing o un departamento de ventas y finanzas o todos los departamentos mencionados combinados. Por regla general, la colaboración cruzada bien establecida entre estas divisiones es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Pero cada empresa debe determinar el valor exacto de cualquier departamento para sí misma.

Un poco de malentendido

Razones generalizadas de mala comunicación:

  • Tareas no aclaradas (los superiores a menudo no pueden establecer las tareas necesarias con claridad y, por lo tanto, los empleados tampoco tienen una visión clara de los resultados necesarios);
  • jerga profesional inusual (parece una cosa insignificante, pero en realidad, es un problema bastante serio. Mientras se discuten asuntos comunes, cada especialista utiliza su lenguaje por costumbre y estas «palabrerías» pueden empeorar la comunicación. Efecto del juego de los susurros chinos, llamémoslo así);
  • diferentes niveles de procesamiento de tareas (algunos problemas de comunicación pueden surgir porque los departamentos particulares están en diferentes etapas de la tarea cada uno – algunos acaban de empezar, los otros están en medio de la participación y así sucesivamente. El concepto holandés ocurre si se quiere);
  • procesos de negocio no establecidos (algunos departamentos tienen las reglas de escritura de sus procesos de negocio, otros sólo tienen las orales y el tercero tiene ambas, pero lo interpreta a su manera. Por lo tanto, cada equipo ve el nivel y la profundidad de su colaboración sólo a través de sus lentes);
  • objetivos contradictorios (los distintos departamentos pueden tener objetivos distintos que alcanzar mientras colaboran entre equipos. El departamento de ventas se esfuerza por atraer a más clientes y puede ofrecer caminos bastante arriesgados, al mismo tiempo el departamento financiero es más razonable en sus acciones y en un proceso de colaboración entre equipos estas disparidades deben ser notadas).

¿Dónde está el remedio?

Claramente, las comunicaciones horizontales son inevitables y la única manera de manejarlas – establecer una colaboración fluida entre equipos. Es todo un reto, especialmente en las organizaciones en rápida expansión, donde las barreras de comunicación crecen junto con el aumento de personal. Estas barreras mencionadas son difíciles de romper, pero algunos consejos pueden ayudar a arruinar los muros de comunicación y construir una colaboración efectiva en su lugar.

Consejo 1. Componga bien su imagen

Establezca un marco de comunicación si lo pone simplemente. El primer paso es delinear de manera experta las formas preferidas de comunicación entre los equipos y los estilos de interacción. También debe elaborarse un plan escrito sobre cómo colaborar de forma cruzada a lo largo del proyecto.

El plato principal debería ser así:

  • Identificar las líneas de comunicación, la frecuencia y el tipo de reuniones del equipo;
  • Distribuir las responsabilidades dentro del equipo de colaboración cruzada y escribirlas todas;
  • Definir los responsables de la toma de decisiones en cada equipo (personas con autoridad concedida);
  • Describir las expectativas precisas del proyecto y los objetivos previstos;
  • Establecer los KPI y los hitos de las tareas;
  • Alinear los objetivos técnicos y comerciales en todos los equipos;

Saber exactamente a qué miembros del equipo hay que consultar en caso de resolver algunas cuestiones específicas relacionadas con el proyecto (problemas técnicos, apoyo a la gestión, tramitación de documentos, etc.) permite un trabajo disciplinado y una corrección inmediata del rumbo.

Consejo 2. Sea doblemente flexible

Además del plan claramente establecido, es muy importante tener flexibilidad para evolucionar y adaptar el plan a lo largo del camino. Si surge algún problema en uno de los departamentos funcionales, todo el equipo del proyecto debe reaccionar inmediatamente en conjunto. Cuanto antes se elimine el obstáculo, más rápido se renovará el flujo de trabajo.

Consejo 3. Amplíe su visión a diario

La gestión visual y las reuniones diarias deberían emplearse en cualquier equipo de proyecto mutuo. Esta combinación proporciona las reglas para mantener alineados a los equipos separados:

  • Una cadencia regular de reuniones entre equipos (diarias, semanales o incluso más a menudo si es necesario). Ayuda a todos los miembros del equipo a estar al tanto de los últimos avances del proyecto (tanto de las «victorias» como de las «pérdidas»), a compartir información rápida y a adaptarse a cualquier cambio;
  • Métricas críticas. Tableros visuales con el cronograma maestro del programa y el «gráfico de ejecución» (con interdependencias entre las principales tareas).

La visualización de la actividad del proyecto (tableros, gráficos, métricas, etc.) mantiene a todos en la misma página. Cada departamento puede ver su contribución, la implicación de los demás y observar también el progreso de todo el proyecto.

Con las reuniones diarias, cada miembro del equipo se siente parte de un panorama general y comprende mejor su responsabilidad en una causa mayor.

Consejo 4. Siga al líder

La falta de liderazgo es un gran problema en la colaboración entre equipos. Impulsados por ambiciones o rencores personales, los miembros del equipo a menudo se enfrentan entre sí. Desgraciadamente, es un hecho triste, especialmente para las organizaciones muy pobladas. Algunos empleados simplemente no quieren cargar a sus superiores con los problemas menores (según ellos). No importa cuál sea la razón: ese concepto no funciona. La autoridad para la toma de decisiones debe establecerse de forma indiscutible porque los líderes deben participar en la resolución de conflictos y en la mejora del trabajo de su equipo.

Consejo 5. Desde lejos

Hoy en día es bastante común que los equipos separados se encuentren en diferentes partes de un país o residan en el extranjero incluso. Los miembros individuales del equipo también pueden trabajar desde casa. Pero hay algunas formas sencillas de establecer una comunicación eficaz con los colegas que se encuentran lejos:

  • Utilizar aplicaciones de Internet para la conexión visual y de audio a través de cámaras web;
  • Establecer una hora específica para las reuniones a distancia (tener en cuenta las diferentes zonas horarias, entre otras cosas);
  • Emplear programas y servicios para el trabajo colaborativo, donde todos los miembros del equipo pueden seguir inmediatamente el progreso del proyecto, comprobar las tareas y mantenerse sincronizados con el flujo de trabajo sin importar su ubicación actual.

Estos pasos facilitan enormemente la colaboración entre equipos y la hacen constante: la ausencia física de los empleados ya no supone un dolor de cabeza. El equipo puede funcionar sin problemas en modo distante.

Consejo 6. Tiempo libre con beneficios

La colaboración entre equipos puede mejorarse fácilmente con la ayuda de métodos de creación de equipos. Las personas se comunican mejor entre sí si se comunican también fuera del trabajo.

la foto fue tomada durante uno de los team-buildings de ntile

Toda empresa que tenga muchos departamentos que inevitablemente colaboran de forma cruzada debería organizarse:

  • Eventos deportivos mutuos;
  • Salidas de la oficina y agasajos a toda la plantilla;
  • Piezas de formación y cursos para el personal;
  • Medios sociales internos, donde todos los empleados puedan socializar.

La colaboración efectiva entre equipos surge de las buenas relaciones personales. Uno trabajará el doble de duro si trabaja con amigos.

Incluso si no hay un proyecto mutuo, las relaciones entre colegas, como las pausas de café mutuas de 10 minutos, eliminan las barreras de comunicación. De repente, esas personas del «otro» equipo empiezan a parecer aliados, no extraños.

Como forma final

Todos los consejos mencionados anteriormente pueden resumirse libremente en la siguiente lista:

  • definir lo que constituye el éxito de su proyecto;
  • determinar las métricas clave de rendimiento;
  • establecer métricas de comunicación y colaboración;
  • establecer las herramientas de gestión preferidas;
  • organizar la gestión visual en el lugar de trabajo del proyecto;
  • hacer un seguimiento de los avances con respecto a los indicadores críticos con una frecuencia programada;
  • tomar medidas correctivas punteras en cuanto el equipo se desvíe de su camino o se ponga en disputa;
  • adaptarse a todos los cambios funcionales;
  • desarrollar la socialización del trabajo externo dentro de los equipos y entre ellos.

La colaboración entre equipos no se establece en un chasquido de dedos. Este proceso debe ser relativamente gradual y estar organizado de forma experta para obtener los mejores resultados. Comparta información, manténgase en constante conexión con su personal y sea flexible sin importar los obstáculos que surjan.

¡Por los esfuerzos conjuntos hacia los grandes logros!

Sea eficaz 🙂

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