How to build effective cross-team collaboration

Tehokas cross-team-yhteistyö ei ole yhtään vähemmän tärkeää kuin kollektiivinen työskentely tiimin sisällä. Ilman tällaista yhteistyötä yritys ei toimi yhtenäisenä mekanismina. Jokainen ammattitaitoinen liikemies tietää, että tiimien välisten yhteyksien puute on yksi tärkeimmistä tiesuluista yrityksen tiellä kohti menestystä.

Vähemmistössä yrityksistä esimiehet huolehtivat viestinnästä vain oman tavaransa kanssa. He haluavat luoda vertikaalisia yhteyksiä ja kiinnittävät paljon vähemmän huomiota horisontaalisiin yhteyksiin. Yksinkertaistettuna sanottuna esimiehet haluavat, että heidän käskynsä ymmärretään selvästi, mutta se, miten tarkasti nämä käskyt toteutetaan, ei erityisemmin kiinnosta. Ja se on vakava virhe. Monet hankkeet jumiutuvat epätasapainoisen (tai lähes olemattoman) tiimien välisen viestinnän vuoksi. Odotetut tulokset? Aikataulun ylittyminen, taloudelliset tappiot ja jopa liiketoiminnan uskottavuuden romahtaminen.

Aluksi on erittäin tärkeää määritellä ne osastot, jotka kantavat yrityksen sisällä kaikkein tärkeintä ”tehtävää”. Miksi? Koska näiden osastojen vaikutus liiketoimintaprosesseihin on raskain, sanotaanko niin. Niiden yhteistyö tuo tehokkaimman tuotoksen. Se voi olla esimerkiksi myyntiosasto ja markkinointi tai myyntiosasto ja talousosasto tai kaikki edellä mainitut osastot yhdessä. Pääsääntöisesti näiden osastojen hyvin vakiintunut poikkitieteellinen yhteistyö on perustavanlaatuista minkä tahansa yrityksen menestyksekkäälle toiminnalle. Kunkin yrityksen olisi kuitenkin määriteltävä kunkin osaston tarkka arvo itselleen.

Hieman väärinymmärrystä

Yleisiä syitä huonoon viestintään:

  • epäselvät tehtävät (esimiehet eivät varsin usein osaa asettaa tarvittavia tehtäviä selkeästi, eikä työntekijöilläkään näin ollen ole selkeää käsitystä tarvittavista tuloksista);
  • epätavallinen ammatillinen slangi (vaikuttaa vähäpätöiseltä asialta, mutta itse asiassa kyseessä on varsin vakava ongelma. Keskustellessaan yhteisistä asioista kukin asiantuntija käyttää tapansa mukaan omaa kieltään, ja nämä ”sanahelinät” voivat huonontaa viestintää. Vaikutus Chinese Whispers -leikkiin, kutsuttakoon sitä niin);
  • tehtävien käsittelyn eri tasot (joitakin viestintäongelmia voi syntyä, koska tietyt osastot ovat kukin eri tehtävävaiheissa – jotkut ovat juuri aloittaneet, toiset ovat keskellä osallistumista ja niin edelleen. Hollantilainen käsite happens if you like);
  • epäyhtenäiset liiketoimintaprosessit (joillakin osastoilla on liiketoimintaprosessiensa kirjoitussäännöt, toisilla vain suulliset ja kolmannella on molemmat, mutta tulkitsevat ne omalla tavallaan. Siksi kukin tiimi näkee yhteistyönsä tason ja syvyyden vain omien linssiensä läpi);
  • ristiriitaiset tavoitteet (eri osastoilla voi olla toisistaan poikkeavia tavoitteita, jotka pyritään saavuttamaan, kun tehdään tiimien välistä yhteistyötä. Myyntiosasto pyrkii houkuttelemaan lisää asiakkaita ja voi tarjota varsin riskialttiita polkuja, samaan aikaan talousosasto on toiminnassaan järkevämpi, ja poikkitiimiyhteistyössä nämä eroavaisuudet tulisi huomioida).

Missä on parannuskeino?

Yksiselitteisesti horisontaalinen kommunikaatio on väistämätöntä, ja ainoa keino sen hoitamiseen on luoda sujuva poikkitiimiyhteistyö. Se on melkoinen haaste erityisesti nopeasti kasvavissa organisaatioissa, joissa viestintäesteet kasvavat henkilöstön määrän kasvaessa. Näitä edellä mainittuja esteitä on vaikea rikkoa, mutta joidenkin vinkkien avulla viestintäseinät voidaan romuttaa ja rakentaa niiden sijaan tehokasta yhteistyötä.

Vinkki 1. Kokoa kuva oikein

Luot viestinnän puitteet jos yksinkertaisesti sanottuna. Ensimmäinen askel on hahmotella asiantuntevasti tiimien suosimat viestintätavat ja vuorovaikutustyylit. Lisäksi on laadittava kirjallinen suunnitelma siitä, miten ristikkäistä yhteistyötä tehdään projektin aikana.

Pääruokana pitäisi olla esim:

  • Määrittele viestintälinjat, tiimikokousten tiheys ja tyyppi;
  • Jaa vastuualueet ristikkäistoiminnallisessa tiimissä ja kirjoita ne kaikki ylös;
  • Määrittele päätöksentekijät kussakin tiimissä (henkilöt, joille on myönnetty valtuudet)
  • Kuvaile tarkat hankeodotukset ja suunnitellut tavoitteet;
  • Määritä keskeiset suorituskykyindikaattorit ja tehtävien välitavoitteet;
  • Kohdista tekniset ja kaupalliset tavoitteet kaikissa tiimeissä;

Tiedä tarkalleen, keitä tiimin jäseniä on kuultava, jos on ratkaistava joitain projektiin liittyviä erityiskysymyksiä (tekniset ongelmat, johdon tuki, asiakirjojen prosessointi jne.) mahdollistaa kurinalaisen työskentelyn ja välittömän kurssin korjaamisen.

Vinkki 2. Ole kaksijakoinen

Selkeästi laaditun suunnitelman lisäksi on varsin tärkeää, että suunnitelmaa voidaan joustavasti kehittää ja mukauttaa matkan varrella. Jos jollakin toiminnallisella osastolla ilmenee jokin ongelma, koko projektiryhmän tulisi reagoida siihen välittömästi kokonaisuutena. Mitä nopeammin este poistetaan, sitä nopeammin työnkulku uudistuu.

Vinkki 3. Laajenna näkemystäsi päivittäin

Visuaalista johtamista ja päivittäisiä stand-upeja tulisi käyttää kaikissa keskinäisissä projektiryhmissä. Tämä yhdistelmä tarjoaa säännöt, joiden avulla erilliset tiimit pysyvät samassa linjassa:

  • Säännöllinen ristikkäisten tiimikokousten rytmi (päivittäin, viikoittain tai tarvittaessa jopa useammin). Se auttaa kaikkia tiimin jäseniä pysymään ajan tasalla projektin viimeisimmästä kehityksestä (”voitot” ja ”tappiot” yhtä lailla), jakamaan nopeasti tietoa ja sopeutumaan mahdollisiin muutoksiin;
  • Kriittiset mittarit. Visuaaliset taulut, joissa on ohjelman pääaikataulu ja ”juoksukaavio” (tärkeimpien tehtävien väliset riippuvuudet).

Projektitoiminnan visualisointi (kojelaudat, kaaviot, mittarit ja niin edelleen) pitää kaikki samalla sivulla. Jokainen osasto voi nähdä oman panoksensa, muiden osallisuuden ja seurata myös koko projektin etenemistä.

Päiväisten kokousten ansiosta jokainen tiimin jäsen tuntee olevansa osa isoa kokonaisuutta ja ymmärtää paremmin oman vastuunsa suuremmassa asiassa.

Vinkki 4. Seuraa johtajaa

Heikko johtajuus on suuri ongelma tiimien välisessä yhteistyössä. Kunnianhimon tai henkilökohtaisten kaunojen ajamina tiimin jäsenet käyvät usein ristiin toistensa kanssa. Valitettavasti se on surullinen tosiasia erityisesti ahtaissa organisaatioissa. Jotkut työntekijät eivät yksinkertaisesti halua rasittaa esimiehiään pienillä (heidän mielestään) ongelmilla. Oli syy mikä tahansa – tällainen konsepti ei toimi. Päätöksentekovalta tulisi asettaa kiistattomasti, koska johtajien on osallistuttava riitojen ratkaisemiseen ja tiiminsä työn parantamiseen.

Vinkki 5. Kaukaa

Tänä päivänä on melko yleistä, että erilliset tiimit sijaitsevat eri puolilla maata tai asuvat jopa ulkomailla. Yksittäiset tiimin jäsenet voivat työskennellä myös kotoa käsin. On kuitenkin olemassa joitakin yksinkertaisia keinoja tehokkaan viestinnän aikaansaamiseksi kaukana sijaitsevien kollegojen kanssa:

  • Hyödynnä internetsovelluksia visuaalisen ja ääniyhteyden muodostamiseen webkameroiden avulla;
  • Valmistele tietty aika etäpalavereille (ota huomioon muun muassa erilaiset aikavyöhykkeet);
  • Käytä yhteistoiminnallista työskentelyä tukevia ohjelmia ja palveluita, joiden avulla kaikki tiimin jäsenet voivat välittömästi seurata projektin etenemistä, tarkastaa tehtävänsä ja pysytellä synkronoituna työnkulun kanssa senhetkisestä sijaintipaikastaan riippumatta.

Nämä vaiheet helpottavat huomattavasti tiimien välistä yhteistyötä ja tekevät siitä jatkuvaa – työntekijöiden fyysinen poissaolo ei enää tuota päänvaivaa. Tiimi voi toimia moitteettomasti etätilassa.

Vinkki 6. Vapaa-ajalla hyötyjä

Ristikkäistä tiimityöskentelyä voidaan helposti parantaa tiimirakennusmenetelmien avulla. Ihmiset kommunikoivat paremmin keskenään, jos he kommunikoivat myös työn ulkopuolella.

Kuva on otettu erään ntiilin tiimirakennustilaisuuden aikana

Jokaiseen yritykseen, jossa on monia osastoja, jotka väistämättä tekevät ristikkäistä yhteistyötä, tulisi järjestää:

  • Yhteisiä urheilutapahtumia;
  • Toimistoretkiä ja koko henkilökunnan viihdetapahtumia;
  • Henkilökunnalle suunnattuja koulutus- ja kurssikokonaisuuksia;
  • Sisäistä sosiaalista mediaa, jossa kaikki työntekijät voivat seurustella.

Tehokas tiimien välinen yhteistyö syntyy hyvistä henkilökohtaisista suhteista. Ihminen työskentelee kaksi kertaa ahkerammin, jos hän työskentelee ystäviensä kanssa.

Jopa silloin, kun yhteistä projektia ei ole tarjolla, kollegojen keskinäinen kanssakäyminen, kuten 10 minuutin yhteiset kahvitauot, nostavat kommunikaatioesteitä. Yhtäkkiä ”toisessa” tiimissä olevat ihmiset alkavat tuntua liittolaisilta, eivät tuntemattomilta.

Viimeisteltynä

Kaikki edellä mainitut vinkit voidaan löyhästi tiivistää seuraavaan listaan:

  • määrittele, mikä on projektin onnistuminen;
  • määrittele keskeiset suorituskykymittarit;
  • määrittele viestintä- ja yhteistyömittarit;
  • määrittele ensisijaiset hallintatyökalut;
  • järjestä visuaalinen hallinta projektityöpaikalla;
  • seuraa edistymistä kriittisiin mittareihin nähden suunnitellulla tiheydellä;
  • tehdä johtavia korjaavia toimenpiteitä heti, kun tiimi on poissa raiteiltaan tai on riitaisa;
  • sopeudu kaikkiin toiminnallisiin muutoksiin;
  • evolveeraa työn ulkopuolista sosiaalista kanssakäymistä tiimien sisällä ja niiden välillä.

Tiimien välinen yhteistyö ei vakiinnuta itseään sormia napsauttamalla. Tämän prosessin on oltava suhteellisen asteittainen ja asiantuntevasti organisoitu parhaiden tulosten aikaansaamiseksi. Jaa tietoa, pysy jatkuvasti yhteydessä työntekijöihisi ja ole joustava riippumatta siitä, mitä esteitä tulee vastaan.

Yhteisin ponnistuksin suuriin saavutuksiin!

Ole tehokas 🙂

Leave a comment

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.