Comment construire une collaboration inter-équipes efficace

Une collaboration inter-équipes efficace n’est pas moins importante que le travail collectif au sein de l’équipe. Sans une telle collaboration, l’entreprise ne fonctionnera pas comme un mécanisme unifié. Tout homme d’affaires professionnel sait que le manque de connexions inter-équipes est l’un des principaux obstacles sur la voie du succès d’une entreprise.

Dans la plupart des entreprises, les supérieurs se préoccupent uniquement des communications avec leur stuff. Ils veulent établir des connexions verticales et accordent beaucoup moins d’attention aux connexions horizontales. Disons-le simplement, les patrons veulent que leurs ordres soient clairement compris, mais la manière précise dont ces ordres sont exécutés ne présente aucun intérêt particulier. Et c’est une grave erreur. De nombreux projets échouent en raison d’une communication déséquilibrée (ou pratiquement inexistante) entre les équipes. Les résultats escomptés ? Dépassement de calendrier, pertes financières et effondrement de la crédibilité de l’entreprise même.

Tout d’abord, il est très important de préciser les départements qui portent la « mission » la plus cruciale au sein de l’entreprise. Pourquoi ? Parce que l’influence de ces départements sur les processus d’affaires est la plus lourde, disons-le ainsi. Leur collaboration permet d’obtenir les résultats les plus efficaces. Par exemple, il peut s’agir d’un département des ventes et du marketing ou d’un département des ventes et des finances ou de tous les départements susmentionnés combinés. En règle générale, une collaboration transversale bien établie entre ces divisions est fondamentale pour le bon fonctionnement de toute entreprise. Mais chaque entreprise doit déterminer pour elle-même la valeur précise de tel ou tel département.

Un peu de malentendu

Raisons répandues de la mauvaise communication :

  • tâches non clarifiées (bien souvent, les supérieurs ne peuvent pas définir clairement les tâches nécessaires et, par conséquent, les employés n’ont pas non plus une vision claire des résultats nécessaires);
  • argot professionnel inhabituel (cela semble être une chose insignifiante, mais en fait, c’est un problème assez sérieux. En discutant de sujets communs, chaque spécialiste utilise son langage par habitude et ces  » verbiages  » peuvent aggraver la communication. Effet de jeu de murmures chinois, appelons-le ainsi);
  • différents niveaux de traitement des tâches (certains problèmes de communication peuvent survenir parce que des départements particuliers sont à différents stades de la tâche chacun – certains viennent de commencer, les autres sont au milieu de l’implication et ainsi de suite. Le concept néerlandais se produit si vous voulez);
  • processus d’affaires non réglés (certains départements ont les règles d’écriture de leurs processus d’affaires, d’autres n’ont que les règles orales et le troisième a les deux, mais l’interprète à sa façon. Par conséquent, chaque équipe ne voit le niveau et la profondeur de sa collaboration qu’à travers sa propre optique);
  • des objectifs contradictoires (différents départements peuvent avoir des objectifs différents à atteindre lors de la collaboration inter-équipes. Le département des ventes s’efforce d’attirer plus de clients et peut offrir des chemins assez risqués, en même temps le département financier est plus raisonnable dans ses actions et dans un processus de collaboration inter-équipes ces disparités devraient être notées).

Où est le remède?

Il est clair que les communications horizontales sont inévitables et la seule façon de les gérer – établir une collaboration inter-équipes fluide. C’est un véritable défi, surtout dans les organisations en pleine expansion où les barrières de communication augmentent en même temps que les effectifs. Ces barrières susmentionnées sont difficiles à briser, mais certains conseils peuvent aider à ruiner les murs de communication et construit une collaboration efficace à la place.

Tip 1. Ajouter votre image droite

Etablir un cadre de communication si simplement dit. La première étape consiste à exposer de manière experte les modes de communication préférés des équipes et les styles d’interaction. Un plan écrit sur la façon de collaborer de manière croisée tout au long du projet doit également être produit.

Le plat principal devrait être comme :

  • Identifier les lignes de communication, la fréquence et le type de réunions d’équipe;
  • Répartir les responsabilités au sein de l’équipe interfonctionnelle et les écrire toutes;
  • Définir les décideurs dans chaque équipe (personnes ayant l’autorité accordée);
  • Décrire les attentes précises du projet et les objectifs visés ;
  • Définir les KPI et les jalons des tâches ;
  • Aligner les objectifs techniques et commerciaux dans toutes les équipes ;

Savoir exactement quels membres de l’équipe consulter en cas de résolution de certaines questions spécifiques relatives au projet (problèmes techniques, soutien managérial, procession de documents, etc.) permet un travail discipliné et une correction de trajectoire immédiate.

Conseil 2. Soyez doublement articulé

A part le plan clairement établi, il est assez important d’avoir la flexibilité nécessaire pour évoluer et adapter le plan en cours de route. Si un problème survient dans l’un des départements fonctionnels, l’équipe de projet doit réagir immédiatement dans son ensemble. Plus vite le barrage routier est éliminé, plus vite le flux de travail est renouvelé.

Conseil 3. Élargissez votre vision quotidiennement

La gestion visuelle et les stand-ups quotidiens devraient être employés au sein de toute équipe de projet mutuelle. Cette combinaison fournit les règles pour garder des équipes séparées alignées:

  • Une cadence régulière de réunions inter-équipes (quotidiennes, hebdomadaires ou même plus souvent si nécessaire). Cela aide tous les membres de l’équipe à rester à l’écoute des derniers développements du projet ( » victoires  » comme  » pertes « ), à partager des informations rapides et à s’adapter à tout changement ;
  • Des mesures critiques. Des tableaux visuels avec le calendrier principal du programme et le « run chart » (avec les interdépendances entre les principales tâches).

La visualisation de l’activité du projet (tableaux de bord, graphiques, métriques, etc.) permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde. Chaque département peut voir sa contribution, l’implication des autres et regarder l’avancement de l’ensemble du projet également.

Avec des réunions quotidiennes, chaque membre de l’équipe a l’impression de faire partie d’une grande image et ils comprennent mieux leur responsabilité dans une plus grande cause.

Conseil 4. Suivez le leader

La faiblesse du leadership est un gros problème avec la collaboration inter-équipes. Poussés par des ambitions ou des rancunes personnelles, les membres de l’équipe croisent souvent le fer. Malheureusement, c’est une triste réalité, surtout pour les organisations surpeuplées. Certains employés ne veulent tout simplement pas imposer à leurs supérieurs les problèmes mineurs (à leurs yeux). Quelle qu’en soit la raison, un tel concept ne fonctionne pas. Le pouvoir de décision doit être établi de manière indéniable, car les dirigeants doivent participer à la résolution des différends et à l’amélioration du travail de leur équipe.

Conseil 5. De loin

De nos jours, il est assez courant que des équipes distinctes soient situées dans différentes parties d’un pays ou résident à l’étranger même. Les membres individuels de l’équipe peuvent également travailler depuis leur domicile. Mais il existe des moyens simples d’établir une communication efficace avec les collègues qui sont situés à l’extérieur :

  • Utiliser les applications Internet pour la connexion visuelle et audio par le biais de webcams ;
  • Établir une heure spécifique pour les réunions à distance (tenir compte des différents fuseaux horaires, entre autres choses) ;
  • Employer des programmes et des services pour le travail collaboratif, où tous les membres de l’équipe peuvent immédiatement suivre l’avancement du projet, vérifier les tâches et rester synchronisés avec le flux de travail, quel que soit leur emplacement actuel.

Ces étapes facilitent grandement la collaboration inter-équipes et la rendent constante – l’absence physique des employés n’apporte plus de casse-tête. L’équipe peut fonctionner sans faille en mode distant.

Conseil 6. Des loisirs avec des avantages

La collaboration inter-équipes peut être facilement améliorée à l’aide de méthodes de teambuilding. Les gens communiquent mieux entre eux s’ils communiquent aussi en dehors du travail.

la photo a été prise lors d’un des team-buildings du ntile

Toute entreprise qui a de nombreux départements qui collaborent inévitablement de manière croisée devrait s’organiser :

  • Des événements sportifs mutuels;
  • Des sorties de bureau et des divertissements pour tout le personnel;
  • Des pièces de formation et des cours pour le personnel;
  • Des médias sociaux internes, où tous les employés peuvent socialiser.

L’efficacité de la collaboration inter-équipes découle de bonnes relations personnelles. On travaillera deux fois plus dur si l’on travaille avec des amis.

Même si un projet commun n’est pas disponible, le mélange de collègues comme les pauses café mutuelles de 10 minutes lèvent les barrières de communication. Tout à coup, ces personnes de l' »autre » équipe commencent à ressembler à des alliés, pas à des étrangers.

Comme une forme finalisée

Tous les conseils mentionnés ci-dessus peuvent être vaguement résumés dans la liste suivante :

  • définir ce qui constitue la réussite de votre projet;
  • déterminer les mesures de performance clés;
  • établir des mesures de communication et de collaboration;
  • définir les outils de gestion préférés;
  • organiser la gestion visuelle sur le lieu de travail du projet ;
  • suivre l’évolution des indicateurs critiques avec une fréquence programmée ;
  • mettre en place des actions correctives phares dès que l’équipe est en dérive ou en contestation ;
  • s’adapter à tous les changements fonctionnels ;
  • évoluer la socialisation hors travail au sein des équipes et entre elles.

La collaboration inter-équipes ne s’établira pas en un claquement de doigts. Ce processus doit être relativement progressif et organisé de manière experte pour apporter les meilleurs résultats. Partagez l’information, restez en lien constant avec vos collaborateurs et faites preuve de souplesse quels que soient les obstacles qui se présentent.

Par des efforts conjoints à de grandes réalisations!

Soyez efficace 🙂

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