Hogyan építsük ki a hatékony csapatközi együttműködést

A hatékony csapatközi együttműködés nem kevésbé fontos, mint a csapaton belüli közös munka. Ilyen együttműködés nélkül a vállalat nem fog egységes mechanizmusként működni. Minden profi üzletember tudja, hogy a csapatközi kapcsolatok hiánya az egyik legfőbb akadály a vállalat sikerhez vezető úton.

A legtöbb vállalatnál a felettesek csak a saját dolgaikkal való kommunikációval törődnek. Vertikális kapcsolatokat akarnak kiépíteni, és sokkal kevesebb figyelmet fordítanak a horizontális kapcsolatokra. Fogalmazzunk egyszerűen: a főnökök azt akarják, hogy parancsaikat világosan megértsék, de az, hogy pontosan hogyan hajtják végre ezeket a parancsokat, nem különösebben érdekli őket. És ez súlyos hiba. Rengeteg projekt akadozik a kiegyensúlyozatlan (vagy gyakorlatilag hiányzó) csapatközi kommunikáció miatt. A várt eredmények? Az ütemterv túllépése, pénzügyi veszteségek és még az üzleti hitelesség összeomlása is.

Először is nagyon fontos meghatározni azokat az osztályokat, amelyek a vállalaton belül a legfontosabb “küldetést” hordozzák. Hogy miért? Mert ezeknek az osztályoknak a befolyása az üzleti folyamatokra a legsúlyosabb, nevezzük így. Az ő együttműködésük hozza a leghatékonyabb eredményt. Ilyen lehet például az értékesítési osztály és a marketing, vagy az értékesítési osztály és a pénzügyek, vagy az összes fent említett osztály együttesen. Általában az ezen részlegek közötti jól kialakított, csapatközi együttműködés alapvető fontosságú bármely vállalkozás sikeres működéséhez. De minden vállalatnak magának kell meghatározni az egyes részlegek pontos értékét.

Egy kis félreértés

A rossz kommunikáció elterjedt okai:

  • nem tisztázott feladatok (a felettesek elég gyakran nem tudják világosan megfogalmazni a szükséges feladatokat, és ezért a dolgozóknak sincs világos rálátásuk a szükséges eredményekre);
  • szokatlan szakmai szleng (apróságnak tűnik, de valójában elég komoly probléma. A közös ügyek megbeszélése során minden szakember megszokásból használja a saját nyelvezetét, és ezek a “szóvirágok” ronthatják a kommunikációt. A kínai suttogásjáték hatása, nevezzük így);
  • a feladatfeldolgozás különböző szintjei (bizonyos kommunikációs problémák azért merülhetnek fel, mert az egyes részlegek egyenként különböző feladatfázisokban vannak – egyesek még csak most kezdték el, a többiek már a bevonás közepén tartanak, és így tovább. Holland fogalom történik, ha úgy tetszik);
  • rendezetlen üzleti folyamatok (egyes részlegeknél az üzleti folyamatok leírási szabályai, másoknál csak a szóbeli, a harmadiknál pedig mindkettő, de a maguk módján értelmezik. Ezért minden csapat csak a saját szemüvegén keresztül látja az együttműködésük szintjét és mélységét);
  • ellentmondásos célok (a különböző részlegeknek nem egyforma céljaik lehetnek a csapatközi együttműködés során. Az értékesítési részleg arra törekszik, hogy több ügyfelet vonzzon, és meglehetősen kockázatos utakat kínálhat, ugyanakkor a pénzügyi részleg ésszerűbben cselekszik, és a csapatközi együttműködés folyamatában ezeket az eltéréseket figyelembe kell venni).

Hol a gyógyír?

A horizontális kommunikáció nyilvánvalóan elkerülhetetlen, és az egyetlen mód ennek kezelésére – a zökkenőmentes csapatközi együttműködés kialakítása. Ez elég nagy kihívás, különösen a gyorsan bővülő szervezetekben, ahol a kommunikációs akadályok a létszám növekedésével együtt nőnek. Ezeket a fent említett akadályokat nehéz áttörni, de néhány tipp segíthet lerombolni a kommunikációs falakat, és helyettük hatékony együttműködést építeni.

1. tipp. Állítsa össze a képet helyesen

Hozzon létre egy kommunikációs keretrendszert, ha egyszerűen fogalmazunk. Az első lépés a csapatok közötti preferált kommunikációs módok és interakciós stílusok szakszerű felvázolása. Írásos tervet kell készíteni arra vonatkozóan is, hogy a projekt során hogyan lehet keresztbe-kasul együttműködni.

A fő fogásnak olyannak kell lennie, mint:

  • Határozza meg a kommunikációs vonalakat, a csapatmegbeszélések gyakoriságát és típusát;
  • A felelősségek elosztása a keresztfunkcionális csapaton belül, és írja le mindet;
  • Határozza meg az egyes csapatok döntéshozóit (a megadott hatáskörrel rendelkező személyeket);
  • Pontosítsa meg a projekt elvárásait és a tervezett célokat;
  • Kijelölje a KPI-ket és a feladatok mérföldköveit;
  • A műszaki és kereskedelmi célok összehangolása minden csapatban;

Tudja pontosan, hogy mely csapattagokkal kell konzultálni a projekttel kapcsolatos egyes konkrét kérdések megoldása esetén (műszaki problémák, vezetői támogatás, dokumentumok feldolgozása stb.) lehetővé teszi a fegyelmezett munkát és az azonnali pályakorrekciót.

2. tipp. Légy kétkezi

A világosan meghatározott terv mellett igen fontos, hogy a terv menet közben rugalmasan fejlődjön és kiigazítható legyen. Ha az egyik funkcionális részlegben valamilyen probléma merül fel, az egész projektcsapatnak azonnal, mint egésznek kell reagálnia. Minél hamarabb elhárul az útakadály, annál gyorsabban megújul a munkafolyamat.

3. tipp. Bővítse a látókörét naponta

Vizuális menedzsmentet és napi stand-upokat kell alkalmazni minden közös projektcsapatban. Ez a kombináció biztosítja a különálló csapatok összehangolásának szabályait:

  • A csapatközi megbeszélések rendszeres (napi, heti vagy szükség esetén még gyakoribb) ritmusa. Ez segít a csapat minden tagjának, hogy képben maradjon a projekt legújabb fejleményeivel (“győzelmek” és “veszteségek” egyaránt), megossza a gyors információkat és alkalmazkodjon a változásokhoz;
  • Kritikus mérőszámok. Vizuális táblák a program fő ütemtervével és a “futástáblával” (a főbb feladatok közötti kölcsönös függőségekkel).

A projekttevékenység vizualizációja (műszerfalak, diagramok, mérőszámok stb.) mindenkit ugyanazon az oldalon tart. Minden részleg láthatja a saját hozzájárulását, a többiek részvételét, és figyelemmel kísérheti az egész projekt előrehaladását is.

A napi megbeszéléseknek köszönhetően minden csapattag a nagy egész részének érzi magát, és jobban megérti a felelősségét egy nagyobb ügyben.

Tipp 4. Kövesse a vezetőt

A gyenge vezetés nagy probléma a csapatközi együttműködésben. Ambícióktól vagy személyes sérelmektől vezérelve a csapattagok gyakran keresztezik egymással a kardokat. Sajnos ez szomorú tény, különösen a zsúfolt szervezetek esetében. Egyes alkalmazottak egyszerűen nem akarják a felettesüket terhelni a (meglátásuk szerint) kisebb problémákkal. Bármi legyen is az ok – az ilyen koncepció nem működik. A döntési jogkört tagadhatatlanul ki kell jelölni, mert a vezetőknek részt kell venniük a viták megoldásában és a csapatuk munkájának javításában.

5. tipp. Távolról

Ma már elég gyakori, hogy a különálló csapatok az ország különböző részein helyezkednek el, vagy akár a tengerentúlon tartózkodnak. Az egyes csapattagok otthonról is dolgozhatnak. Van azonban néhány egyszerű módja annak, hogy hatékony kommunikációt alakítsunk ki a távol tartózkodó kollégákkal:

  • Használjunk internetes alkalmazásokat a webkamerákon keresztüli vizuális és hangkapcsolatra;
  • Hozzunk létre egy meghatározott időpontot a távoli megbeszélésekre (vegyük figyelembe többek között az eltérő időzónákat);
  • Vegyünk igénybe olyan programokat és szolgáltatásokat a közös munkához, amelyek segítségével a csapat minden tagja azonnal nyomon követheti a projekt előrehaladását, ellenőrizheti a feladatokat és szinkronban maradhat a munkafolyamatokkal, függetlenül attól, hogy éppen hol tartózkodik.

Ezek a lépések nagyban megkönnyítik a csapatközi együttműködést, és állandóvá teszik azt – a munkatársak fizikai távolléte többé nem okoz fejfájást. A csapat távoli üzemmódban is hibátlanul működhet.

Tipp 6. Szabadidő előnyökkel

A csapatközi együttműködés könnyen javítható a csapatépítési módszerek segítségével. Az emberek jobban kommunikálnak egymással, ha a munkán kívül is kommunikálnak egymással.

a kép a ntile egyik csapatépítésén készült

Minden olyan vállalatnak, ahol sok részleg van, amelyek elkerülhetetlenül keresztbe együttműködnek, szerveznie kell:

  • közös sporteseményeket;
  • Irodai kirándulásokat és az egész személyzetet érintő szórakozásokat;
  • Képzéseket és tanfolyamokat a személyzet számára;
  • Belső közösségi oldalakat, ahol az összes alkalmazott ismerkedhet.

A hatékony csapatközi együttműködés a jó személyes kapcsolatokból fakad. Az ember kétszer olyan keményen dolgozik, ha a barátaival együtt dolgozik.

Még ha nincs is közös projekt, a munkatársakkal való ismerkedés, például a 10 perces közös kávészünetek feloldják a kommunikációs akadályokat. Hirtelen azok az emberek a “másik” csapatban szövetségeseknek kezdenek tűnni, nem pedig idegeneknek.

Egy véglegesített formában

A fent említett tippek lazán összefoglalhatók a következő listában:

  • meghatározza, hogy mi jelenti a projekt sikerét;
  • meghatározza a kulcsfontosságú teljesítménymérőket;
  • meghatározza a kommunikációs és együttműködési mérőszámokat;
  • meghatározza a preferált irányítási eszközöket;
  • megszervezi a vizuális irányítást a projektmunka helyszínén;
  • tervezett gyakorisággal kövesse nyomon az előrehaladást a kritikus mutatókhoz képest;
  • tegyen vezető korrekciós intézkedéseket, amint a csapat letér a helyes útról vagy vitás helyzetbe kerül;
  • alkalmazkodjon minden funkcionális változáshoz;
  • fejlessze a csapatokon belüli és a csapatok közötti külső munkaszocializációt.

A csapatközi együttműködés nem fog egy pillanat alatt létrejönni. Ennek a folyamatnak viszonylag fokozatosnak és szakszerűen szervezettnek kell lennie ahhoz, hogy a legjobb eredményeket hozza. Ossza meg az információkat, maradjon állandó kapcsolatban a munkatársaival, és legyen rugalmas, bármilyen akadály is merül fel.

Közös erőfeszítéssel nagyszerű eredményekhez!

Legyen hatékony 🙂

Közös erőfeszítéssel nagyszerű eredményekhez!

Leave a comment

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.