How to build effective cross-team collaboration

Effective cross-team collaboration is no less important than collective work inside the team.これは、チーム内の共同作業です。 このようなコラボレーションがなければ、会社は統一されたメカニズムとして機能しません。 すべてのプロのビジネスマンは、クロスチームの接続の欠如は、成功への企業の方法の主要な道路のブロックの一つであることを知っている

ほとんどの企業では、上司は自分のものとの通信のみを心配。 彼らは縦のつながりを確立したいのであって、横のつながりにはあまり注意を払わない。 簡単に言えば、上司は自分の命令を明確に理解してもらいたいが、その命令がどのように正確に実行されるかは特に関心がないのである。 これは大きな間違いである。 多くのプロジェクトが、チーム間のコミュニケーションに偏りがある(あるいは、ほとんどない)ために、停滞している。 その結果は? スケジュールの超過、金銭的な損失、そしてビジネスの信頼性の崩壊さえも。

まず、企業内で最も重要な「使命」を担う部門を特定することが非常に重要です。 なぜか? なぜなら、これらの部門がビジネス・プロセスに及ぼす影響が最も大きいからだ。そう名づけよう。 彼らのコラボレーションが、最も効果的なアウトプットをもたらすのです。 例えば、営業部門とマーケティング、営業部門と財務、あるいは上記の部門がすべて組み合わさっていることもある。 原則として、これらの部門間のチーム横断的な協力体制が確立されていることが、あらゆるビジネスを成功させるための基本である。 しかし、どの部門がどのような価値を持つかは、各企業が自ら判断すべきことである。

A bit of misunderstanding

Mal-communication の広く普及した理由。

  • 明瞭でない仕事(上司が必要な仕事を明確に提示できないことがよくあり、したがって社員も必要な結果を明確に把握できない)、
  • 変わった専門用語(ささいなことのようで、実はかなり深刻な問題である)。 共通の事柄を議論しているときに、それぞれの専門家が習慣的にその言葉を使い、これらの「言葉遣い」がコミュニケーションを悪化させることがあるのです。 中国語の囁き劇の効果、そう呼ぶことにしましょう);
  • 異なるタスク処理のレベル(ある部門は始めたばかり、他の部門は関与の途中など、特定の部門がそれぞれ異なるタスク段階にあるため、いくつかのコミュニケーションの問題が生じることがあります。
  • 未確定なビジネスプロセス(ある部署はビジネスプロセスの償却ルールを持っており、他の部署は口頭ルールだけ、3番目は両方を持っているが、自分なりに解釈している)。 したがって、各チームは自分たちのレンズを通してのみコラボレーションのレベルと深さを見る)、
  • 矛盾する目標(異なる部門は、チームを超えたコラボレーション中に達成すべき、似て非なる目標を持っているかもしれない。

どうすればよいのでしょうか。

明らかに、水平方向のコミュニケーションは避けられず、それを処理する唯一の方法は、円滑なクロスチーム・コラボレーションを確立することです。 特に急拡大する組織では、スタッフの増加とともにコミュニケーションの壁が大きくなるため、かなり難しい課題です。 しかし、いくつかのヒントを使えば、コミュニケーションの壁を壊し、効果的なコラボレーションを構築することができます。 あなたの絵右

簡単に言えばコミュニケーションのフレームワークを確立します。 最初のステップは、チームと相互作用のスタイルの間のコミュニケーションの好ましい方法を専門的に概説することです。 プロジェクトを通じてどのようにクロスコラボレーションを行うかについての計画書も作成する必要があります。

メインコースはこんな感じでしょうか。

  • コミュニケーションライン、頻度、チームミーティングの種類を特定する;
  • クロスファンクショナルチーム内の責任を分配し、それらをすべて書き出す;
  • 各チームにおける意思決定者(与えられた権限を持つ人物)を定義する;
  • プロジェクトの期待値と目的のゴールを正確に記述する。
  • KPIとタスクのマイルストーンを設定する;
  • すべてのチーム間で技術的および商業的目標を調整する;

プロジェクトに関する特定の質問(技術問題、経営的サポート、文書処理など)を解決するには、どのチームメンバーに相談すべきかを正確に知っておくことです。

ヒント 2. 二刀流であること

明確に決められた計画とは別に、途中で計画を進化させ、適応させる柔軟性を持つことが非常に重要である。 もし、ある機能部門で何らかの問題が発生したら、プロジェクトチーム全体として直ちに対応しなければならない。 障害が早く取り除かれれば、ワークフローも早く更新される。

Tip 3. 毎日視野を広げる

相互のプロジェクトチーム内では、ビジュアルマネジメントと毎日のスタンドアップを採用すべきです。 この組み合わせは、別々のチームの整合性を保つためのルールを提供します。

  • クロスチーム ミーティングを定期的に行う(毎日、毎週、あるいは必要に応じてもっと頻繁に)。 これにより、チームメンバー全員がプロジェクトの最新動向(「勝ち」「負け」を問わず)を把握し、迅速な情報を共有し、あらゆる変更に対応できるようになる。 マスタープログラム スケジュールと「ラン チャート」(主要タスク間の相互依存関係) によるビジュアル ボード。

プロジェクト活動の視覚化 (ダッシュボード、チャート、メトリクスなど) により、全員が同じページにいることができる。 各部門が自分の貢献や他の人の関与を確認し、プロジェクト全体の進捗も見ることができます。

毎日のミーティングにより、各チームメンバーは全体像の一部であるように感じ、大きな目的に対する自分の責任をよりよく理解することができます。 リーダーに従え

弱いリーダーシップは、チーム間の協力関係において大きな問題である。 野心や個人的な恨みに駆られて、チームメンバーが互いに剣を交えることはよくあることです。 残念ながら、特に混雑した組織では、これは悲しい事実です。 中には、些細な問題で上司に負担をかけたくないと思う社員もいます。 理由はどうであれ、そのような考え方はうまくいきません。 リーダーは、紛争の解決やチームの仕事の改善に関わる必要があるため、意思決定権は否定できない形で設定されるべきである

Tip 5. 遠くから

最近では、別々のチームが国内の別の場所にあったり、海外に住んでいたりすることもよくあることである。 個々のチームメンバーも自宅で仕事をすることができます。

  • インターネット アプリケーションを使用して、Web カメラによる視覚および音声接続を行う。
  • 遠距離会議のための特定の時間を設定する(異なるタイム ゾーンを考慮する、など)
  • 共同作業用のプログラムやサービスを採用し、チーム メンバー全員が現在の場所に関係なくプロジェクトの進捗状況をすぐに確認し、タスクをチェックしてワークフローと同期させる。

これらのステップにより、チーム間のコラボレーションが大幅に促進され、従業員の物理的な不在が頭痛の種になることはなくなり、恒常的に行われるようになります。 チームは、遠隔地でも完璧に機能することができる。 メリットのある余暇

クロスチームのコラボレーションは、チームビルディングの手法の助けを借りて簡単に改善することができます。 人々は、仕事以外でもコミュニケーションを取った方が、より良いコミュニケーションが取れる。

the photo was taken during one of the ntile’s team-building

Every company that have many departments which inevitably cross collaborate should organize.This photo is used in the company:

  • スポーツイベント、
  • 社員旅行、
  • 社員向け研修や講座、
  • 社員全員が交流できる社内ソーシャルメディアなどです。

効果的なクロスチームのコラボレーションは、良い個人的な関係から生じています。

共通のプロジェクトがない場合でも、10分間のコーヒーブレイクのような同僚同士の交流が、コミュニケーションの障壁を取り払います。 突然、「相手」のチームの人たちが、他人ではなく、味方のように思えてくるのです。

最終的な形として

上記のヒントはすべて、次のリストに大まかにまとめることができる。

  • プロジェクトの成功を構成するものを定義する、
  • 主要なパフォーマンス指標を決定する、
  • コミュニケーションおよびコラボレーション基準を確立する、
  • 好ましい管理ツールを設定する、
  • プロジェクトの作業場所でビジュアル管理を組織化する、です。
  • 重要な指標に対する進捗を予定された頻度で追跡する;
  • チームが軌道から外れたり議論になったりしたら、すぐに主導的な是正措置をとる;
  • すべての機能的変化に適応する;
  • チーム内およびチーム間の社交を発展させる]。

チーム間のコラボレーションは、指を鳴らすだけで確立できるものではありません。 このプロセスは比較的緩やかで、最良の結果をもたらすために専門的に組織化されなければならない。 情報を共有し、スタッフと常に連絡を取り合い、どんな障害が起きても柔軟に対応しましょう。

共同の努力で大きな成果を!

Be effective 🙂

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