Hoe een effectieve samenwerking tussen teams tot stand brengen

Effectieve samenwerking tussen teams is niet minder belangrijk dan het collectieve werk binnen het team. Zonder een dergelijke samenwerking zal een bedrijf niet werken als een verenigd mechanisme. Elke professionele zakenman weet dat een gebrek aan teamoverkoepelende verbindingen een van de belangrijkste wegversperringen is op de weg naar succes van een bedrijf.

In de meeste bedrijven maken superieuren zich alleen zorgen over de communicatie met hun spullen. Zij willen verticale verbindingen tot stand brengen en besteden veel minder aandacht aan horizontale. Laten we het eenvoudig stellen: bazen willen dat hun orders duidelijk worden begrepen, maar hoe deze orders precies worden uitgevoerd is niet van specifiek belang. En dat is een grove fout. Veel projecten lopen vast door een onevenwichtige (of vrijwel afwezige) communicatie tussen de teams. Verwachte resultaten? Overschrijding van het tijdschema, financiële verliezen en zelfs ineenstorting van de geloofwaardigheid van het bedrijf.

In de eerste plaats is het heel belangrijk om de afdelingen te specificeren die de meest cruciale “opdracht” binnen het bedrijf dragen. Waarom? Omdat de invloed van deze afdelingen op de bedrijfsprocessen het grootst is, laten we het zo maar noemen. Hun samenwerking levert de meest effectieve output op. Het kan bijvoorbeeld gaan om een verkoopafdeling en marketing of een verkoopafdeling en financiën of alle voornoemde afdelingen samen. In de regel is een goed opgezette samenwerking tussen deze afdelingen van fundamenteel belang voor het succesvol functioneren van elk bedrijf. Maar elk bedrijf moet voor zichzelf de precieze waarde van een bepaalde afdeling bepalen.

Een beetje misverstand

Wijdverbreide redenen voor miscommunicatie:

  • onduidelijke taken (superieuren kunnen vaak niet duidelijk aangeven welke taken nodig zijn en daardoor hebben werknemers ook geen duidelijk beeld van de vereiste resultaten);
  • ongebruikelijk vakjargon (het lijkt een kleinigheid, maar in feite is het een vrij ernstig probleem. Bij het bespreken van gemeenschappelijke zaken gebruikt iedere specialist uit gewoonte zijn eigen taal en deze “wordies” kunnen de communicatie verslechteren. Effect van Chinees gefluister, laten we het zo maar noemen);
  • verschillende niveaus van taakverwerking (sommige communicatieproblemen kunnen ontstaan omdat bepaalde afdelingen elk in een verschillend taakstadium zitten – sommige zijn net begonnen, de andere zitten midden in de betrokkenheid enzovoort. Dutch concept happens if you like);
  • niet op elkaar afgestemde bedrijfsprocessen (sommige afdelingen hebben de afschrijvingsregels van hun bedrijfsprocessen, andere hebben alleen de mondelinge en de derde hebben beide, maar interpreteren het op hun manier. Daarom ziet elk team het niveau en de diepte van hun samenwerking alleen door hun bril);
  • tegenstrijdige doelen (verschillende afdelingen kunnen ongelijke doelen hebben om te bereiken terwijl ze cross-team samenwerken. De verkoopafdeling streeft ernaar meer klanten aan te trekken en kan vrij riskante paden aanbieden, tegelijkertijd is de financiële afdeling redelijker in haar acties en in een proces van cross-team samenwerking moeten deze tegenstellingen worden opgemerkt);

Waar is de remedie?

Het is duidelijk dat horizontale communicatie onvermijdelijk is en de enige manier om ermee om te gaan – een soepele cross-team samenwerking tot stand brengen. Het is een hele uitdaging, vooral in snel groeiende organisaties waar de communicatiebarrières groeien naarmate het aantal medewerkers toeneemt. Deze bovengenoemde barrières zijn moeilijk te doorbreken, maar sommige tips kunnen helpen om communicatiemuren te slechten en in plaats daarvan een effectieve samenwerking op te bouwen.

Tip 1. Zet uw plaatje goed op

Stel een communicatiekader op als het simpel gezegd is. De eerste stap is het deskundig schetsen van voorkeursmanieren van communicatie tussen teams en interactiestijlen. Er moet ook een schriftelijk plan worden opgesteld voor de wijze waarop in het kader van het project kruiselings kan worden samengewerkt.

Het hoofdgerecht zou moeten zijn zoals:

  • Bepaal de communicatielijnen, de frequentie en het type teamvergaderingen;
  • Verdeel verantwoordelijkheden binnen het cross-functionele team en schrijf ze allemaal op;
  • Definieer beslissers in elk team (personen met toegekende bevoegdheid);
  • Beschrijf nauwkeurige projectverwachtingen en beoogde doelen;
  • Stel KPI’s en mijlpalen voor taken vast;
  • Lijn technische en commerciële doelstellingen in alle teams uit;

Weten welke teamleden precies geraadpleegd moeten worden bij het oplossen van specifieke vragen met betrekking tot het project (technische problemen, managementondersteuning, documentverwerking, etc.) maakt gedisciplineerd werken en onmiddellijke koerscorrectie mogelijk.

Tip 2. Wees tweeledig

Naast het duidelijk vastgelegde plan, is het heel belangrijk om de flexibiliteit te hebben om het plan gaandeweg te ontwikkelen en aan te passen. Als zich een probleem voordoet in een van de functionele afdelingen, moet het hele projectteam onmiddellijk als één geheel reageren. Hoe sneller het obstakel wordt verwijderd, hoe sneller de workflow wordt vernieuwd.

Tip 3. Verruim uw visie dagelijks

Visueel management en dagelijkse stand-ups moeten binnen alle onderlinge projectteams worden toegepast. Deze combinatie biedt de regels om afzonderlijke teams op één lijn te houden:

  • Een regelmatige cadans van teamoverstijgende bijeenkomsten (dagelijks, wekelijks of zelfs vaker indien nodig). Het helpt alle teamleden om op de hoogte te blijven van de laatste projectontwikkelingen (zowel “winsten” als “verliezen”), snel informatie te delen en zich aan te passen aan eventuele veranderingen;
  • Kritische metrieken. Visual boards met master program schedule en “run chart” (met onderlinge afhankelijkheden tussen belangrijke taken).

Visualisatie van projectactiviteit (dashboards, grafieken, metrics enzovoort) houdt iedereen op dezelfde pagina. Elke afdeling kan hun bijdrage zien, de betrokkenheid van anderen en ook de voortgang van het hele project bekijken.

Met dagelijkse vergaderingen voelt elk teamlid zich deel van een groot geheel en begrijpen ze beter hun verantwoordelijkheid in een groter geheel.

Tip 4. Volg de leider

Zwak leiderschap is een groot probleem bij cross-team samenwerking. Gedreven door ambities of persoonlijke wrok kruisen teamleden vaak de degens met elkaar. Helaas is dit een triest feit, vooral voor overvolle organisaties. Sommige werknemers willen gewoon hun superieuren niet belasten met de kleine (zoals zij het zien) problemen. Wat ook de reden is – zo’n concept werkt niet. Beslissingsbevoegdheid moet ondubbelzinnig worden vastgelegd, omdat leiders betrokken moeten zijn bij het oplossen van geschillen en het verbeteren van het werk van hun team.

Tip 5. Van ver

Heden ten dage is het heel gewoon dat afzonderlijke teams zich in verschillende delen van een land bevinden of zelfs in het buitenland verblijven. Individuele teamleden kunnen ook vanuit huis werken. Maar er zijn enkele eenvoudige manieren om effectieve communicatie tot stand te brengen met collega’s die zich op afstand bevinden:

  • Gebruik internettoepassingen voor visuele en audioverbinding via webcams;
  • Stel een specifieke tijd vast voor vergaderingen op afstand (houd onder meer rekening met verschillende tijdzones);
  • Gebruik programma’s en diensten voor samenwerking, waarbij alle teamleden onmiddellijk de voortgang van het project kunnen volgen, taken kunnen controleren en op de hoogte kunnen blijven van de workflow, ongeacht hun huidige locatie.

Deze stappen vergemakkelijken de samenwerking tussen teams aanzienlijk en maken deze constant – de fysieke afwezigheid van medewerkers brengt niet langer hoofdpijn met zich mee. Het team kan feilloos functioneren op afstand.

Tip 6. Vrije tijd met voordelen

Cross-team samenwerking kan gemakkelijk worden verbeterd met behulp van teambuilding methoden. Mensen communiceren beter met elkaar als ze ook buiten het werk communiceren.

de foto is genomen tijdens een van de team-buildings van het ntile

Elk bedrijf dat veel afdelingen heeft die onvermijdelijk met elkaar moeten samenwerken, zou dit moeten organiseren:

  • Wedenschappelijke sportevenementen;
  • Kantooruitjes en personeelsuitjes;
  • Trainingen en cursussen voor het personeel;
  • Interne sociale media, waar alle werknemers kunnen socializen.

De effectieve samenwerking tussen teams komt voort uit goede persoonlijke relaties. Men zal twee keer zo hard werken als hij met vrienden werkt.

Zelfs als er geen gezamenlijk project is, collega-menging zoals 10-minuten wederzijdse koffie-breaks heffen communicatie barrières op. Plotseling beginnen de mensen in het “andere” team te lijken op bondgenoten, niet op vreemden.

In een afgeronde vorm

Alle bovengenoemde tips kunnen losjes worden samengevat in de volgende lijst:

  • bepaal wat uw projectsucces uitmaakt;
  • bepaal de belangrijkste prestatiemaatstaven;
  • stel communicatie- en samenwerkingsmaatstaven vast;
  • stel voorkeursmanagementinstrumenten vast;
  • organiseer visueel management op de plaats van het projectwerk;
  • volg de voortgang ten opzichte van de kritische indicatoren met geplande frequentie;
  • neem leidende corrigerende acties zodra het team van het goede spoor af is of in opspraak komt;
  • pas u aan alle functionele veranderingen aan;
  • ontwikkel buiten het werk socialiseren binnen teams en tussen hen.

Cross-team samenwerking zal zich niet in een vingerknip vestigen. Dit proces moet betrekkelijk geleidelijk en deskundig worden georganiseerd om de beste resultaten op te leveren. Deel informatie, blijf voortdurend in contact met uw medewerkers en wees flexibel ongeacht de obstakels die zich voordoen.

Door gezamenlijke inspanningen tot grote prestaties!

Ben effectief 🙂

Reageren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.