Jak budować efektywną współpracę międzyzespołową

Efektywna współpraca międzyzespołowa jest nie mniej ważna niż praca zbiorowa wewnątrz zespołu. Bez takiej współpracy firma nie będzie działać jako jednolity mechanizm. Każdy profesjonalny biznesmen wie, że brak powiązań międzyzespołowych jest jedną z głównych przeszkód na drodze firmy do sukcesu.

W większości firm przełożeni martwią się o komunikację tylko ze swoimi pracownikami. Chcą nawiązać pionowe połączenia, a na poziome zwracają znacznie mniejszą uwagę. Powiedzmy wprost, szefowie chcą, aby ich polecenia były jasno rozumiane, ale to, jak dokładnie te polecenia są wykonywane, nie interesuje ich specjalnie. I to jest poważny błąd. Mnóstwo projektów utknęło w martwym punkcie z powodu niezrównoważonej (lub praktycznie nieobecnej) komunikacji międzyzespołowej. Spodziewane rezultaty? Przekroczenie harmonogramu, straty finansowe i upadek wiarygodności biznesowej nawet.

Po pierwsze, bardzo ważne jest, aby określić działy, które wykonują najbardziej kluczową „misję” wewnątrz firmy. Dlaczego? Ponieważ wpływ tych działów na procesy biznesowe jest, nazwijmy to tak, największy. Ich współpraca przynosi najbardziej efektywne rezultaty. Przykładowo, może to być dział sprzedaży i marketingu lub dział sprzedaży i finansów lub wszystkie wyżej wymienione działy razem. Z reguły dobrze układająca się współpraca między tymi działami jest podstawą skutecznego funkcjonowania każdej firmy. Jednak każda firma powinna sama określić dokładną wartość danego działu dla siebie.

Odrobina nieporozumienia

Powszechne przyczyny złej komunikacji:

  • niewyjaśnione zadania (przełożeni dość często nie potrafią jasno określić potrzebnych zadań, przez co pracownicy również nie mają jasnego obrazu potrzebnych rezultatów);
  • nietypowy slang zawodowy (wydaje się, że to drobiazg, ale w rzeczywistości jest to dość poważny problem. Podczas omawiania wspólnych spraw każdy specjalista z przyzwyczajenia używa swojego języka i te „słówka” mogą pogorszyć komunikację. Efekt gry w chińskie szepty, nazwijmy to tak);
  • różne poziomy realizacji zadań (pewne problemy komunikacyjne mogą wynikać z tego, że poszczególne działy są na różnych etapach realizacji zadań – jedne dopiero zaczęły, inne są w połowie zaangażowania i tak dalej. );
  • nierozliczone procesy biznesowe (niektóre działy mają zasady odpisów w swoich procesach biznesowych, inne mają tylko ustne, a trzecie mają oba, ale interpretują to na swój sposób. Dlatego każdy zespół postrzega poziom i głębokość współpracy tylko przez swój pryzmat);
  • sprzeczne cele (różne działy mogą mieć niepodobne cele do osiągnięcia podczas współpracy międzyzespołowej. Dział sprzedaży dąży do przyciągnięcia większej liczby klientów i może oferować dość ryzykowne ścieżki, w tym samym czasie dział finansowy jest bardziej rozsądny w swoich działaniach i w procesie współpracy międzyzespołowej te rozbieżności powinny być zauważone).

Gdzie jest środek zaradczy?

Jasne jest, że komunikacja pozioma jest nieunikniona i jedynym sposobem radzenia sobie z nią – ustanowienie płynnej współpracy międzyzespołowej. Jest to dość wyzwanie, zwłaszcza w szybko rozwijających się organizacjach, gdzie bariery komunikacyjne rosną wraz ze wzrostem liczby pracowników. Te wspomniane bariery są trudne do przełamania, ale kilka wskazówek może pomóc zniszczyć ściany komunikacji i zbudować efektywną współpracę zamiast tego.

Porada 1. Dodaj swój obraz w prawo

Utwórz ramy komunikacyjne, jeśli po prostu to ująć. Pierwszym krokiem jest fachowe nakreślenie preferowanych sposobów komunikacji między zespołami i stylów interakcji. Należy również opracować pisemny plan, jak współpracować w ramach projektu.

Danie główne powinno być jak:

  • Zidentyfikuj linie komunikacji, częstotliwość i rodzaj spotkań zespołu;
  • Rozdziel obowiązki w ramach zespołu cross-funkcjonalnego i zapisz je wszystkie;
  • Zdefiniuj osoby decyzyjne w każdym zespole (osoby z przyznanymi uprawnieniami);
  • Opisz precyzyjnie oczekiwania projektowe i zamierzone cele;
  • Wyznaczyć KPI i kamienie milowe zadań;
  • Zrównać cele techniczne i komercyjne we wszystkich zespołach;

Dokładna wiedza, z którymi członkami zespołu należy się konsultować w przypadku rozwiązywania konkretnych kwestii związanych z projektem (problemy techniczne, wsparcie menedżerskie, procesowanie dokumentów itp.) umożliwia zdyscyplinowaną pracę i natychmiastową korektę kursu.

Porada 2. Be double-jointed

Oprócz jasno ustalonego planu, dość ważne jest, aby mieć elastyczność w ewolucji i adaptacji planu po drodze. Jeśli w jednym z działów funkcjonalnych pojawi się jakiś problem, cały zespół projektowy powinien natychmiast zareagować jako całość. Im szybciej blokada na drodze zostanie usunięta, tym szybciej przebieg prac zostanie odnowiony.

Porada 3. Rozszerzaj swoją wizję codziennie

Zarządzanie wizualne i codzienne stand-upy powinny być stosowane w każdym wspólnym zespole projektowym. Ta kombinacja zapewnia zasady, które pozwalają utrzymać odrębne zespoły w zgodzie:

  • Regularna kadencja spotkań międzyzespołowych (codziennych, cotygodniowych lub nawet częstszych w razie potrzeby). Pomaga to wszystkim członkom zespołu być na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami projektu (zarówno „zwycięstwami”, jak i „porażkami”), dzielić się szybkimi informacjami i dostosowywać się do wszelkich zmian;
  • Krytyczne metryki. Tablice wizualne z głównym harmonogramem programu i „wykresem przebiegu” (z wzajemnymi zależnościami pomiędzy głównymi zadaniami).

Wizualizacja działań projektowych (pulpity, wykresy, metryki i tak dalej) utrzymuje wszystkich na tej samej stronie. Każdy dział może zobaczyć swój wkład, zaangażowanie innych i obserwować postęp całego projektu, jak również.

Dzięki codziennym spotkaniom każdy członek zespołu czuje się częścią większego obrazu i lepiej rozumie swoją odpowiedzialność w większej sprawie.

Porada 4. Podążaj za liderem

Słabe przywództwo jest dużym problemem we współpracy między zespołami. Kierowani ambicjami lub osobistymi urazami członkowie zespołu często krzyżują ze sobą miecze. Niestety, jest to smutny fakt, zwłaszcza w zatłoczonych organizacjach. Niektórzy pracownicy po prostu nie chcą obarczać swoich przełożonych drobnymi (w ich mniemaniu) problemami. Niezależnie od tego, co jest tego powodem – taka koncepcja nie działa. Władza decyzyjna powinna być określona bezsprzecznie, ponieważ liderzy muszą być zaangażowani w rozwiązywanie sporów i usprawnianie pracy swojego zespołu.

Porada 5. Z daleka

W dzisiejszych czasach jest dość powszechne, że oddzielne zespoły znajdują się w różnych częściach kraju lub nawet rezydują za granicą. Poszczególni członkowie zespołu mogą również pracować z domu. Istnieje jednak kilka prostych sposobów na nawiązanie skutecznej komunikacji z kolegami, którzy znajdują się daleko:

  • Wykorzystaj aplikacje internetowe do połączeń wizualnych i dźwiękowych za pośrednictwem kamer internetowych;
  • Zastanów się nad konkretnym czasem spotkań na odległość (weź pod uwagę między innymi różne strefy czasowe);
  • Wykorzystaj programy i usługi do pracy zespołowej, w których wszyscy członkowie zespołu mogą natychmiast śledzić postępy projektu, sprawdzać zadania i pozostawać w synchronizacji z przepływem pracy bez względu na ich aktualne położenie.

Te kroki znacznie ułatwiają współpracę między zespołami i sprawiają, że jest ona stała – fizyczna nieobecność pracowników nie powoduje już bólu głowy. Zespół może bezbłędnie funkcjonować w trybie na odległość.

Porada 6. Czas wolny z korzyściami

Współpracę międzyzespołową można łatwo poprawić za pomocą metod teambuildingowych. Ludzie lepiej komunikują się ze sobą, jeśli komunikują się również poza pracą.

zdjęcie zostało zrobione podczas jednego z team-buildingów ntile

Każda firma, która ma wiele działów, które nieuchronnie muszą ze sobą współpracować, powinna się zorganizować:

  • Wspólne imprezy sportowe;
  • Wyjścia biurowe i rozrywki dla wszystkich pracowników;
  • Szkolenia i kursy dla personelu;
  • Wewnętrzne media społecznościowe, gdzie wszyscy pracownicy mogą się socjalizować.

Efektywna współpraca między zespołami wynika z dobrych relacji osobistych. Człowiek pracuje dwa razy ciężej, jeśli pracuje z przyjaciółmi.

Nawet, jeśli wspólny projekt nie jest dostępny, kolega-mingling, jak 10-minutowe wspólne przerwy na kawę, znosi bariery komunikacyjne. Nagle ci ludzie z „drugiego” zespołu zaczynają wydawać się sprzymierzeńcami, a nie obcymi.

Jako forma ostateczna

Wszystkie wyżej wymienione wskazówki można luźno podsumować w następnej liście:

  • zdefiniuj, co stanowi o sukcesie twojego projektu;
  • określ kluczowe metryki wydajności;
  • ustanów metryki komunikacji i współpracy;
  • ustal preferowane narzędzia zarządzania;
  • zorganizuj zarządzanie wizualne w miejscu pracy nad projektem;
  • śledzenie postępów w stosunku do wskaźników krytycznych z zaplanowaną częstotliwością;
  • podejmowanie wiodących działań naprawczych, gdy tylko zespół znajdzie się poza torem lub będzie się spierał;
  • adaptacja do wszystkich zmian funkcjonalnych;
  • rozwijanie kontaktów towarzyskich poza pracą w zespołach i pomiędzy nimi.

Współpraca międzyzespołowa nie nawiąże się za jednym pstryknięciem palca. Proces ten musi być stosunkowo stopniowy i fachowo zorganizowany, aby przyniósł najlepsze rezultaty. Dziel się informacjami, pozostań w stałym kontakcie ze swoimi pracownikami i bądź elastyczny bez względu na pojawiające się przeszkody.

Wspólnymi siłami do wielkich osiągnięć!

Bądź skuteczny 🙂
.

Leave a comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.