Como construir uma colaboração eficaz entre equipas

A colaboração eficaz entre equipas não é menos importante do que o trabalho colectivo dentro da equipa. Sem essa colaboração, a empresa não funcionará como um mecanismo unificado. Todo empresário profissional sabe que a falta de conexões entre equipes é um dos principais obstáculos no caminho do sucesso de uma empresa.

Na maioria das empresas, os superiores se preocupam apenas com a comunicação com suas coisas. Eles querem estabelecer ligações verticais e prestam muito menos atenção às horizontais. Vamos simplificar, os chefes querem que suas ordens sejam claramente entendidas, mas como essas ordens são executadas com precisão não tem nenhum interesse específico. E isso é um grave erro. Abundância de projetos paralisam por causa de comunicações entre equipes desequilibradas (ou virtualmente ausentes). Resultados esperados? Programação de superação, perdas financeiras e colapso da credibilidade comercial mesmo.

Primeiro de tudo, é muito importante especificar os departamentos que têm a “missão” mais crucial dentro da empresa. Porquê? Porque a influência desses departamentos nos processos de negócios é a mais heftiest, vamos nomear isso. A colaboração deles traz o resultado mais eficaz. Por exemplo, pode ser um departamento de vendas e marketing ou um departamento de vendas e finanças ou todos os departamentos acima mencionados combinados. Como regra, a colaboração cruzada bem estabelecida entre estas divisões é fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio. Mas cada empresa deve determinar o valor preciso de um determinado departamento para si mesma.

Um pouco de mal-entendido

Das razões generalizadas para a má comunicação:

  • tarefas não esclarecidas (os superiores muitas vezes não conseguem definir claramente as tarefas necessárias e por isso os empregados também não têm uma visão clara dos resultados necessários);
  • calão profissional incomum (parece ser uma coisa trivial, mas na verdade, é um problema bastante sério. Enquanto discutem assuntos comuns, cada especialista usa a sua linguagem como uma questão de hábito e estes “wordies” podem piorar a comunicação. Efeito do jogo dos sussurros chineses, vamos chamá-lo assim);
  • diferentes níveis de processamento de tarefas (alguns problemas de comunicação podem surgir porque determinados departamentos estão em diferentes estágios de tarefas cada um – alguns acabaram de começar, os outros estão no meio do envolvimento e assim por diante. O conceito holandês acontece se você quiser);
  • processos de negócios não resolvidos (alguns departamentos têm as regras de escrita dos seus processos de negócios, outros têm apenas os orais e o terceiro tem ambos, mas interpretam-no à sua maneira. Portanto, cada equipa vê o nível e profundidade da sua colaboração apenas através das suas lentes);
  • objectivos contraditórios (os diferentes departamentos podem ter objectivos não semelhantes a atingir enquanto colaboram em equipa cruzada. O departamento comercial esforça-se por atrair mais clientes e pode oferecer caminhos bastante arriscados, ao mesmo tempo que o departamento financeiro é mais razoável nas suas acções e num processo de colaboração entre equipas, estas disparidades devem ser notadas).

Onde está o remédio?

Claramente, as comunicações horizontais são inevitáveis e a única forma de lidar com elas – estabelecer uma colaboração entre equipas sem problemas. É um desafio e tanto, especialmente em organizações em rápida expansão, onde as barreiras de comunicação crescem junto com o aumento do número de funcionários. Estas barreiras acima mencionadas são difíceis de quebrar, mas algumas dicas podem ajudar a arruinar as paredes de comunicação e, em vez disso, construir uma colaboração eficaz.

Tip 1. Some sua foto à direita

Estabeleça uma estrutura de comunicação se simplesmente colocá-la. O primeiro passo é delinear habilmente as formas preferidas de comunicação entre equipes e estilos de interação. Também deve ser produzido um plano escrito de como cruzar a colaboração através do projeto.

O prato principal deve ser como:

  • Identificar as linhas de comunicação, freqüência e tipo de reuniões da equipe;
  • Distribuir responsabilidades dentro da equipe multifuncional e escrevê-las todas;
  • Definir os tomadores de decisão em cada equipe (pessoas com autoridade concedida);
  • Descrever as expectativas precisas do projeto e os objetivos pretendidos;
  • Definir KPIs e marcos de tarefa;
  • Alinhar objectivos técnicos e comerciais em todas as equipas;

Conhecer exactamente com que membros da equipa se deve consultar no caso de resolver algumas questões específicas relacionadas com o projecto (problemas técnicos, apoio de gestão, procissão de documentos, etc.)) permite um trabalho disciplinado e uma correcção imediata do curso.

Tip 2. Seja duplamente articulado

Além do plano claramente estabelecido, é muito importante ter a flexibilidade para evoluir e adaptar o plano ao longo do caminho. Se surgir algum problema em um dos departamentos funcionais, toda a equipe do projeto deve reagir imediatamente como um todo. Quanto mais cedo o bloqueio de estrada for removido, mais rápido o fluxo de trabalho será renovado.

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Tip 3. Expanda sua visão diariamente

Gestão visual e stand-ups diários devem ser empregados dentro de qualquer equipe de projeto mútua. Esta combinação fornece as regras para manter equipes separadas alinhadas:

  • Uma cadência regular de reuniões de equipes cruzadas (diária, semanal ou ainda mais frequentemente se necessário). Ela ajuda todos os membros da equipe a se manterem sintonizados para os últimos desenvolvimentos do projeto (tanto “ganha” quanto “perde”), compartilhar informações rápidas e ajustar-se a quaisquer mudanças;
  • Métricas críticas. Quadros visuais com programação mestre e “run chart” (com interdependências entre as principais tarefas).

Visualização da atividade do projeto (dashboards, gráficos, métricas e assim por diante) mantém todos na mesma página. Cada departamento pode ver a sua contribuição, o envolvimento dos outros e observar o progresso de todo o projecto.

Com reuniões diárias, cada membro da equipa sente-se parte de um grande quadro e compreende melhor a sua responsabilidade numa causa maior.

Tip 4. Siga o líder

A liderança fraca é um grande problema com a colaboração entre as equipas. Movidos por ambições ou ressentimentos pessoais, os membros da equipe muitas vezes cruzam espadas uns com os outros. Infelizmente, é um fato triste, especialmente para organizações com muita gente. Alguns funcionários simplesmente não querem sobrecarregar os seus superiores com os problemas menores (como eles vêem). Não importa qual seja a razão – tal conceito não funciona. A autoridade decisória deve ser estabelecida inegavelmente porque os líderes precisam estar envolvidos na resolução de disputas e na melhoria do trabalho de sua equipe.

Tip 5. De longe

Agora é bastante comum que equipes separadas estejam localizadas em diferentes partes de um país ou residam até mesmo no exterior. Os membros individuais da equipe também podem trabalhar a partir de casa. Mas existem algumas formas simples de estabelecer uma comunicação eficaz com os colegas que estão fora:

  • Utilizar aplicações de internet para conexão visual e de áudio através de webcams;
  • Estabelecer um horário específico para reuniões de longa distância (levar em conta fusos horários diferentes, entre outras coisas);
  • Empregar programas e serviços para o trabalho colaborativo, onde todos os membros da equipe podem acompanhar imediatamente o progresso do projeto, verificar as tarefas e manter-se em sincronia com o fluxo de trabalho, não importa a sua localização atual.

Estas etapas facilitam muito a colaboração entre equipes e a tornam constante – a ausência física dos funcionários não traz mais dor de cabeça. A equipe pode funcionar sem falhas em um modo distante.

Tip 6. Tempo de lazer com benefícios

A colaboração entre equipes pode ser facilmente melhorada com a ajuda de métodos de formação de equipes. As pessoas comunicam melhor umas com as outras se comunicarem também fora do trabalho.

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a foto foi tirada durante um dos edifícios da equipe do ntile

Tuda a empresa que tem muitos departamentos que inevitavelmente cruzam colaborar deve se organizar:

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  • Eventos desportivos mensais;
  • Eventos de escritório e entretenimento para todos os funcionários;
  • Peças de formação e cursos para o pessoal;
  • Meios de comunicação social internos, onde todos os funcionários podem socializar.

A colaboração eficaz entre as equipas resulta de boas relações pessoais. Um deles trabalhará duas vezes mais se trabalhar com os amigos.

Peque-venven se um projeto mútuo não estiver disponível, a mistura de colegas de trabalho, como um coffee-breaks mútuo de 10 minutos, levanta as barreiras de comunicação. De repente as pessoas da “outra” equipe começam a parecer aliados, não estranhos.

Como uma forma finalizada

Todas as dicas acima mencionadas podem ser resumidas de forma solta na lista seguinte:

  • defina o que constitui o sucesso do seu projecto;
  • determina métricas chave de desempenho;
  • estabelece métricas de comunicação e colaboração;
  • determina as ferramentas de gestão preferidas;
  • organiza a gestão visual no local de trabalho do projecto;
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  • encaminhar o progresso em relação aos indicadores críticos com frequência programada;
  • tomar as principais ações corretivas assim que a equipe estiver fora do caminho ou em disputa;
  • adaptar-se a todas as mudanças funcionais;
  • evolver o trabalho externo socializando dentro das equipes e entre elas.

A colaboração entre equipes não se estabelecerá no estalar de um dedo. Este processo deve ser relativamente gradual e habilmente organizado para trazer os melhores resultados. Partilhe informação, mantenha-se em ligação constante com o seu pessoal e seja flexível independentemente dos obstáculos que surjam.

Por esforços conjuntos para grandes realizações!

Ser eficaz 🙂

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