Cum să construim o colaborare eficientă între echipe

Colaborarea eficientă între echipe nu este mai puțin importantă decât munca colectivă în interiorul echipei. Fără o astfel de colaborare, compania nu va funcționa ca un mecanism unificat. Orice om de afaceri profesionist știe că lipsa conexiunilor între echipe este unul dintre principalele obstacole pe drumul spre succes al unei companii.

În majoritatea companiilor, superiorii se preocupă de comunicarea doar cu lucrurile lor. Ei doresc să stabilească conexiuni verticale și acordă mult mai puțină atenție celor orizontale. Să simplificăm, șefii vor ca ordinele lor să fie clar înțelese, dar modul exact în care aceste ordine sunt executate nu prezintă un interes specific. Iar aceasta este o greșeală gravă. O mulțime de proiecte stagnează din cauza comunicării dezechilibrate (sau practic absente) între echipe. Rezultatele așteptate? Depășirea programului, pierderi financiare și chiar prăbușirea credibilității afacerii.

În primul rând, este foarte important să se precizeze departamentele care poartă cea mai crucială „misiune” în interiorul companiei. De ce? Pentru că influența acestor departamente asupra proceselor de afaceri este cea mai mare, hai să o numim așa. Colaborarea lor aduce cele mai eficiente rezultate. De exemplu, poate fi vorba de un departament de vânzări și marketing sau de un departament de vânzări și finanțe sau de toate departamentele menționate mai sus combinate. De regulă, colaborarea interdepartamentală bine stabilită între aceste divizii este fundamentală pentru funcționarea cu succes a oricărei afaceri. Dar fiecare companie ar trebui să determine singură valoarea exactă a unui anumit departament.

Un pic de neînțelegere

Motive larg răspândite de comunicare defectuoasă:

  • sarcini neclarificate (de foarte multe ori superiorii nu pot stabili clar sarcinile necesare și, prin urmare, nici angajații nu au o viziune clară asupra rezultatelor necesare);
  • argou profesional neobișnuit (pare a fi un lucru neînsemnat, dar, de fapt, este o problemă destul de serioasă. În timp ce discută chestiuni comune, fiecare specialist își folosește limbajul din obișnuință, iar aceste „vorbe” pot înrăutăți comunicarea. Efectul jocului șoaptelor chinezești, să-i spunem așa);
  • niveluri diferite de procesare a sarcinilor (unele probleme de comunicare pot apărea din cauza faptului că anumite departamente se află fiecare în stadii diferite ale sarcinilor – unele abia au început, altele sunt în mijlocul implicării și așa mai departe. Conceptul olandez se întâmplă, dacă vreți);
  • procese de afaceri nerezolvate (unele departamente au regulile de writedown ale proceselor lor de afaceri, altele au doar cele orale, iar al treilea le au pe amândouă, dar le interpretează în felul lor. Prin urmare, fiecare echipă vede nivelul și profunzimea colaborării doar prin prisma lor);
  • obiective contradictorii (diferite departamente pot avea obiective neasemănătoare de atins în timpul colaborării între echipe. Departamentul de vânzări se străduiește să atragă mai mulți clienți și poate oferi căi destul de riscante, în același timp, departamentul financiar este mai rezonabil în acțiunile sale, iar într-un proces de colaborare cross-team aceste disparități ar trebui să fie observate).

Unde este remediul?

Evident, comunicările orizontale sunt inevitabile și singura modalitate de a le gestiona – stabilirea unei bune colaborări cross-team. Este o adevărată provocare, mai ales în organizațiile în expansiune rapidă, unde barierele de comunicare cresc odată cu creșterea numărului de angajați. Aceste bariere menționate mai sus sunt greu de spart, dar câteva sfaturi pot ajuta la ruinarea zidurilor de comunicare și la construirea unei colaborări eficiente în schimb.

Tip 1. Adunați-vă imaginea corectă

Stabiliți un cadru de comunicare, dacă este simplu spus. Primul pas este de a contura cu pricepere modalitățile preferate de comunicare între echipe și stilurile de interacțiune. De asemenea, ar trebui realizat un plan scris pentru modul de colaborare încrucișată pe parcursul proiectului.

Principalul curs ar trebui să fie ca:

  • Identificați liniile de comunicare, frecvența și tipul de întâlniri ale echipei;
  • Distribuiți responsabilitățile în cadrul echipei interfuncționale și scrieți-le pe toate;
  • Definiți factorii de decizie în fiecare echipă (persoanele cu autoritate acordată);
  • Descrieți așteptările precise ale proiectului și obiectivele vizate;
  • Stabilirea indicatorilor cheie de performanță (KPI) și a etapelor de realizare a sarcinilor;
  • Aliniați obiectivele tehnice și comerciale în toate echipele;

Să știți exact cu ce membri ai echipei trebuie să vă consultați în cazul rezolvării unor probleme specifice legate de proiect (probleme tehnice, suport managerial, procesarea documentelor, etc.) permite o muncă disciplinată și corectarea imediată a cursului.

Tip 2. Fiți dublu-jucător

În afară de planul clar stabilit, este destul de important să aveți flexibilitatea de a evolua și de a adapta planul pe parcurs. Dacă apare o problemă într-unul dintre departamentele funcționale, întreaga echipă de proiect ar trebui să reacționeze imediat ca un întreg. Cu cât blocajul este înlăturat mai repede, cu atât mai repede se reînnoiește fluxul de lucru.

Tip 3. Extindeți-vă viziunea zilnic

Managementul vizual și stand-up-urile zilnice ar trebui să fie utilizate în cadrul oricărei echipe de proiect comune. Această combinație oferă regulile pentru a menține echipele separate aliniate:

  • O cadență regulată de întâlniri între echipe (zilnic, săptămânal sau chiar mai des dacă este necesar). Aceasta îi ajută pe toți membrii echipei să rămână la curent cu cele mai recente evoluții ale proiectului („victorii” și „pierderi” deopotrivă), să împărtășească informații rapide și să se adapteze la orice schimbare;
  • Metrice critice. Tablouri vizuale cu graficul general al programului și „graficul de execuție” (cu interdependențe între sarcinile majore).

Vizualizarea activității proiectului (tablouri de bord, diagrame, măsurători și așa mai departe) îi menține pe toți pe aceeași lungime de undă. Fiecare departament își poate vedea contribuția sa, implicarea celorlalți și poate urmări, de asemenea, progresul întregului proiect.

Cu întâlniri zilnice, fiecare membru al echipei se simte ca parte a unei imagini de ansamblu și își înțelege mai bine responsabilitatea într-o cauză mai mare.

Tip 4. Urmați liderul

Direcția slabă este o mare problemă cu colaborarea între echipe. Conduși de ambiții sau de resentimente personale, membrii echipei își încrucișează adesea spadele unii cu alții. Din păcate, este un fapt trist, mai ales pentru organizațiile aglomerate. Unii angajați pur și simplu nu vor să își împovăreze superiorii cu problemele minore (așa cum le văd ei). Nu contează care este motivul – un astfel de concept nu funcționează. Autoritatea decizională ar trebui să fie stabilită în mod incontestabil, deoarece liderii trebuie să fie implicați în rezolvarea disputelor și în îmbunătățirea activității echipei lor.

Tip 5. De la distanță

În zilele noastre este destul de comun ca echipe separate să fie localizate în diferite părți ale unei țări sau să locuiască chiar peste hotare. Membrii individuali ai echipei pot lucra și de acasă. Dar există câteva modalități simple de a stabili o comunicare eficientă cu colegii care se află la distanță:

  • Utilizați aplicațiile de internet pentru conexiune vizuală și audio prin intermediul camerelor web;
  • Stabiliți o anumită oră pentru întâlnirile la distanță (țineți cont, printre altele, de fusurile orare diferite);
  • Implementați programe și servicii pentru lucrul în colaborare, unde toți membrii echipei pot urmări imediat progresul proiectului, pot verifica sarcinile și pot rămâne sincronizați cu fluxul de lucru, indiferent de locația lor actuală.

Acești pași facilitează foarte mult colaborarea între echipe și o fac constantă – absența fizică a angajaților nu mai aduce bătăi de cap. Echipa poate funcționa fără cusur în mod distanțat.

Tip 6. Timp liber cu beneficii

Colaborarea între echipe poate fi ușor îmbunătățită cu ajutorul metodelor de teambuilding. Oamenii comunică mai bine între ei dacă comunică și în afara serviciului.

fotografia a fost făcută în timpul unuia dintre team-building-urile de la ntile

Toată compania care are multe departamente care inevitabil colaborează încrucișat ar trebui să se organizeze:

  • Evenimente sportive reciproce;
  • Ieșiri la birou și distracții pentru tot personalul;
  • Piețe de training și cursuri pentru personal;
  • Mediu de socializare internă, unde toți angajații pot socializa.

Colaborarea eficientă între echipe decurge din bunele relații personale. Cineva va munci de două ori mai mult dacă lucrează cu prietenii.

Chiar dacă un proiect comun nu este disponibil, întâlnirile între colegi, cum ar fi pauzele de cafea comune de 10 minute, ridică barierele de comunicare. Dintr-o dată, acei oameni din „cealaltă” echipă încep să pară aliați, nu străini.

Ca formă finalizată

Toate sfaturile menționate mai sus pot fi liber rezumate în următoarea listă:

  • definiți ce constituie succesul proiectului dumneavoastră;
  • determinați indicatorii cheie de performanță;
  • stabiliți indicatorii de comunicare și colaborare;
  • stabiliți instrumentele de management preferate;
  • organizați managementul vizual la locul de lucru al proiectului;
  • urmăriți progresul în raport cu indicatorii critici cu o frecvență programată;
  • ia măsuri corective de conducere imediat ce echipa este în derapaj sau dispută;
  • adaptați-vă la toate schimbările funcționale;
  • evoluați în afara muncii socializarea în cadrul echipelor și între acestea.

Colaborarea între echipe nu se va stabili dintr-o pocnitură de degete. Acest proces trebuie să fie relativ gradual și organizat în mod expert pentru a aduce cele mai bune rezultate. Împărtășiți informații, rămâneți în legătură permanentă cu colaboratorii dvs. și fiți flexibil indiferent de obstacolele care apar.

Prin eforturi comune spre mari realizări!

Să fiți eficienți 🙂
.

Leave a comment

Adresa ta de email nu va fi publicată.