Hur man bygger upp ett effektivt samarbete mellan olika team

Effektivt samarbete mellan olika team är inte mindre viktigt än kollektivt arbete inom teamet. Utan ett sådant samarbete kommer företaget inte att fungera som en enhetlig mekanism. Varje professionell affärsman vet att bristen på kontakter över teamgränserna är ett av de viktigaste hindren på ett företags väg till framgång.

I de flesta företag oroar sig överordnade endast för kommunikationen med sina grejer. De vill upprätta vertikala förbindelser och ägnar mycket mindre uppmärksamhet åt horisontella förbindelser. Låt oss uttrycka det enkelt: cheferna vill att deras order ska vara klart förstådda, men hur exakt dessa order utförs är inte av särskilt intresse. Och det är ett allvarligt misstag. Många projekt går i stå på grund av obalanserad (eller praktiskt taget obefintlig) kommunikation mellan olika team. Förväntade resultat? Överskridande av tidsplanen, ekonomiska förluster och kollaps av företagets trovärdighet till och med.

För det första är det mycket viktigt att specificera de avdelningar som bär det mest avgörande ”uppdraget” inom företaget. Varför? Därför att dessa avdelningars inflytande på affärsprocesserna är störst, låt oss kalla det så. Deras samarbete ger det mest effektiva resultatet. Det kan till exempel vara försäljningsavdelningen och marknadsföringen eller försäljningsavdelningen och finanserna eller alla ovan nämnda avdelningar tillsammans. Som regel är ett väletablerat samarbete över teamgränserna mellan dessa avdelningar grundläggande för att ett företag ska fungera framgångsrikt. Men varje företag bör självt bestämma det exakta värdet av en viss avdelning.

En bit av missförstånd

Att det finns vanliga orsaker till dålig kommunikation:

  • oklara uppgifter (cheferna kan ofta inte tydligt ange vilka uppgifter som behövs och därför har de anställda inte heller någon klar uppfattning om vilka resultat som krävs);
  • ovanlig yrkesslang (det verkar vara en bagatell, men i själva verket är det ett ganska allvarligt problem. När man diskuterar gemensamma frågor använder varje specialist sitt språk som en vana och dessa ”ordvitsar” kan försämra kommunikationen. Effekt av kinesisk viskningslek, låt oss kalla det så);
  • olika nivåer av uppgiftsbearbetning (vissa kommunikationsproblem kan uppstå på grund av att särskilda avdelningar befinner sig på olika uppgiftsstadier vardera – vissa har precis börjat, andra är mitt i engagemanget och så vidare. Holländskt begrepp händer om man så vill);
  • osäkra affärsprocesser (vissa avdelningar har avskrivningsreglerna i sina affärsprocesser, andra har bara muntliga regler och den tredje har båda, men tolkar det på sitt sätt. Därför ser varje team nivån och djupet av sitt samarbete endast genom sina egna glasögon);
  • motsägelsefulla mål (olika avdelningar kan ha olika mål att uppnå när de samarbetar mellan olika team. Försäljningsavdelningen strävar efter att locka fler kunder och kan erbjuda ganska riskabla vägar, samtidigt är ekonomiavdelningen mer förnuftig i sitt agerande och i en process av teamöverskridande samarbete bör dessa skillnader noteras).

Var finns botemedlet?

Det är uppenbart att horisontell kommunikation är oundviklig och att det enda sättet att hantera den är att upprätta ett smidigt teamöverskridande samarbete. Det är en stor utmaning, särskilt i snabbt expanderande organisationer där kommunikationsbarriärerna växer i takt med att personalstyrkan ökar. Dessa ovan nämnda hinder är svåra att bryta, men några tips kan hjälpa till att förstöra kommunikationsväggar och bygga upp ett effektivt samarbete istället.

Tip 1. Lägg ihop din bild rätt

Etablera ett ramverk för kommunikation om det enkelt uttryckt. Det första steget är att sakkunnigt beskriva föredragna sätt att kommunicera mellan team och interaktionsstilar. En skriftlig plan för hur man ska samarbeta korsvis genom projektet bör också tas fram.

Huvudrätten bör vara som:

  • Identifiera kommunikationsvägar, frekvens och typ av teammöten;
  • Fördela ansvarsområden inom det tvärfunktionella teamet och skriv ner dem alla;
  • Definiera beslutsfattare i varje team (personer med beviljad auktoritet);
  • Beskriv exakta projektförväntningar och avsedda mål;
  • Förklara KPI:er och milstolpar för uppgifterna;
  • Avstämma tekniska och kommersiella mål i alla team;

Vissa exakt vilka teammedlemmar som ska rådfrågas om man vill lösa vissa specifika frågor som rör projektet (tekniska problem, ledningsstöd, dokumenthantering osv.) gör det möjligt att arbeta disciplinerat och omedelbart korrigera kursen.

Tip 2. Var dubbelarbetande

Bortsett från den klart fastställda planen är det ganska viktigt att ha flexibiliteten att utveckla och anpassa planen längs vägen. Om något problem uppstår i en av de funktionella avdelningarna bör hela projektgruppen reagera omedelbart som en helhet. Ju snabbare vägspärren avlägsnas, desto snabbare förnyas arbetsflödet.

Tip 3. Utvidga din vision dagligen

Visuell ledning och dagliga stand-ups bör användas i alla gemensamma projektteam. Denna kombination ger reglerna för att hålla separata team i linje:

  • En regelbunden kadens av teamöverskridande möten (dagligen, veckovis eller till och med oftare om det behövs). Det hjälper alla lagmedlemmar att hålla sig uppdaterade om den senaste projektutvecklingen (både ”vinster” och ”förluster”), dela snabb information och anpassa sig till eventuella förändringar;
  • Kritiska mätvärden. Visuella tavlor med huvudprogramplan och ”run chart” (med inbördes beroenden mellan större uppgifter).

Visualisering av projektaktiviteter (instrumentpaneler, diagram, mätvärden och så vidare) håller alla på samma sida. Varje avdelning kan se sitt bidrag, andras inblandning och se hur hela projektet fortskrider.

Med dagliga möten känner sig varje lagmedlem som en del av en stor helhet och de förstår bättre sitt ansvar i en större sak.

Tip 4. Följ ledaren

Svagt ledarskap är ett stort problem när det gäller samarbete mellan olika team. Driven av ambitioner eller personligt groll korsar teammedlemmarna ofta svärd med varandra. Tyvärr är det ett tråkigt faktum, särskilt för trånga organisationer. Vissa anställda vill helt enkelt inte belasta sina överordnade med de mindre (som de ser det) problemen. Oavsett vad som är orsaken – ett sådant koncept fungerar inte. Beslutsbefogenheterna bör fastställas på ett obestridligt sätt eftersom ledarna måste vara involverade i att lösa tvister och förbättra sitt teams arbete.

Tip 5. På långt håll

Nuförtiden är det ganska vanligt att separata team befinner sig i olika delar av ett land eller är bosatta utomlands till och med. Enskilda teammedlemmar kan också arbeta hemifrån. Men det finns några enkla sätt att upprätta effektiv kommunikation med kollegor som befinner sig långt bort:

  • Använd internetapplikationer för visuell och ljudmässig anslutning genom webbkameror;
  • Inställ en specifik tid för möten på distans (ta hänsyn till bl.a. olika tidszoner);
  • Använd program och tjänster för samarbetsarbete, där alla teammedlemmar omedelbart kan spåra projektets framskridande, kontrollera uppgifter och hålla sig i synk med arbetsflödet oavsett var de befinner sig.

Dessa steg underlättar avsevärt samarbetet mellan olika team och gör det konstant – de anställdas fysiska frånvaro ger inte längre upphov till huvudvärk. Teamet kan felfritt fungera på distans.

Tip 6. Fritid med fördelar

Tillsamarbetet mellan olika team kan lätt förbättras med hjälp av teambuildingmetoder. Människor kommunicerar bättre med varandra om de också kommunicerar utanför arbetet.

fotot togs under en av ntile’s team-buildings

Varje företag som har många avdelningar som oundvikligen samarbetar över kors bör organisera:

  • Mutuella sportevenemang;
  • Kontorsutflykter och underhållningar för hela personalen;
  • Utbildningar och kurser för personalen;
  • Interna sociala medier, där alla anställda kan umgås.

Det effektiva samarbetet mellan olika team härrör från goda personliga relationer. Man arbetar dubbelt så hårt om man arbetar med vänner.

Även om det inte finns något gemensamt projekt att tillgå, lyfter kollegiala kontakter som 10-minuters gemensamma kaffepauser kommunikationsbarriärer. Plötsligt börjar personerna i det ”andra” teamet att framstå som allierade och inte som främlingar.

Som en färdig form

Alla de ovan nämnda tipsen kan löst sammanfattas i nästa lista:

  • definiera vad som utgör ditt projekts framgång;
  • bestäm viktiga prestationsmått;
  • upprätta mått för kommunikation och samarbete;
  • sätt ut föredragna ledningsverktyg;
  • organisera visuell hantering på platsen för projektarbetet;
  • uppföljning av framstegen i förhållande till de kritiska indikatorerna med schemalagd frekvens;
  • genomföra ledande korrigerande åtgärder så snart teamet är urspårat eller har meningsskiljaktigheter;
  • anpassa sig till alla funktionella förändringar;
  • utveckla social samvaro utanför arbetet inom teamet och mellan dem.

Samarbete mellan teamen kommer inte att etableras på ett ögonblick. Processen måste vara relativt gradvis och expertmässigt organiserad för att ge bästa resultat. Dela information, håll dig i ständig kontakt med din personal och var flexibel oavsett vilka hinder som dyker upp.

Med gemensamma ansträngningar till stora framgångar!

Var effektiv 🙂

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras.